O que devo fazer para usar o Peppol?
Um guia completo passo a passo para começar com sucesso com a faturação eletrônica Peppol na sua organização
A Sua Jornada com o Peppol
O Peppol oferece um mundo de possibilidades, mas cada organização é única. Os passos específicos que precisa seguir para usar o Peppol eficazmente dependem dos seus processos atuais, sistemas e necessidades. Seja à procura de uma solução apenas para receber faturas eletrónicas, ou deseje uma integração mais abrangente que também processe encomendas eletrónicas e outros documentos - este guia irá ajudá-lo a começar.
Guia Passo a Passo para Implementação do Peppol
Analise a sua situação atual
Comece com uma análise completa dos seus processos administrativos atuais. Examine quantas faturas envia e recebe, que software usa, e quais são os seus principais pontos problemáticos.
Perguntas importantes a fazer:
- Quantas faturas processa mensalmente?
- Que software de contabilidade usa?
- Já tem processos digitais?
- Que países/parceiros deseja alcançar?
Escolha o fornecedor Peppol adequado
Selecione um fornecedor certificado de Access Point Peppol que se adeque às suas necessidades e orçamento. Compare diferentes fornecedores em funcionalidade, custos e suporte.
Preste atenção a estes fatores:
- Possibilidades de integração com os seus sistemas
- Suporte para diferentes tipos de documentos
- Qualidade do atendimento ao cliente
- Estrutura de preços transparente
Configure a sua ligação Peppol
Registe a sua organização com o fornecedor escolhido e configure a ligação técnica. Isto inclui configurar o seu ID Peppol e testar a ligação.
Passos técnicos:
- Criar ID Peppol (ParticipantID)
- Configuração dos seus sistemas
- Enviar primeiras mensagens de teste
- Validação de formatos de documentos
Teste e otimize
Realize testes extensivos com os seus parceiros comerciais e otimize os seus processos. Comece com um grupo limitado de parceiros antes de implementar completamente.
Fases de teste:
- Teste de conectividade técnica
- Faturas de teste com parceiros principais
- Validação de todos os tipos de documentos
- Otimização de fluxos de trabalho
Implementação completa
Implemente o Peppol completamente para todos os parceiros comerciais relevantes e integre nos seus processos diários. Monitorize o desempenho e otimize onde necessário.
Lista de verificação para entrar em funcionamento:
- Todos os parceiros informados
- Procedimentos de suporte estabelecidos
- Painel de monitorização ativo
- Processos de backup definidos
Diferentes Situações, Diferentes Abordagens
Dependendo do tipo de organização e necessidades, a sua implementação Peppol pode parecer diferente. Abaixo encontra os cenários mais comuns.
Pequena a Média Empresa
Deseja poupar custos na administração e cumprir os requisitos governamentais. O foco está na implementação simples com impacto mínimo na TI.
Grande Empresa
Tem processos complexos e deseja integração completa com sistemas ERP existentes. Escalabilidade e automação são prioridade.
Organização Governamental
O cumprimento das regulamentações europeias é essencial. Deseja poder servir todos os fornecedores através de processos padronizados.
Comércio Internacional
Faz negócios em múltiplos países e deseja uma solução uniforme para todos os seus parceiros internacionais e diferentes regulamentações.
O que precisa para começar?
Antes de começar com a sua implementação Peppol, certifique-se de que tem estes elementos essenciais no lugar.
Registo de Empresa Válido
Para o registo no Peppol precisa de um número válido de registo de câmara de comércio ou empresa
Software de Contabilidade
Um sistema de contabilidade que suporte Peppol ou possa integrar-se com ele
Pessoa de Contacto Dedicada
Alguém na sua organização que possa orientar o processo de implementação
Padrões de Documentos
Conhecimento sobre que tipos de documentos deseja trocar
Suporte de TI
Acesso ao seu departamento de TI para configuração técnica
Objetivos Claros
Uma imagem clara do que deseja alcançar com o Peppol
Implementação em Números
Veja quão rapidamente as organizações obtêm benefícios após a sua implementação Peppol e quais são os fatores-chave de sucesso.
Tempo de Implementação
Processamento de Faturas
Administração
Pagamentos
Precisa de Ajuda para Começar?
Deseja tirar o máximo partido do Peppol mas não sabe por onde começar? Ou procura apoio na implementação ou escolha do fornecedor adequado? Os nossos especialistas oferecem aconselhamento independente e orientação, completamente adaptados à sua situação específica.
