Den Haag, 5 oktober 2026. Het Poolse ministerie van Financiën stelt boetes voor fouten bij het gebruik van het nationale e-facturatiesysteem KSeF uit tot en met 31 december 2027. De KSeF verplichting 2027 verandert daardoor niet: vanaf 1 januari 2027 is KSeF verplicht voor alle ondernemers in Polen. Voor elk bedrijf dat factureert aan een afnemer in Polen, of daar een vestiging of btw-registratie heeft, is dit uitstel geen reden om de voorbereiding te pauzeren.
KSeF boetes uitgesteld: de feiten
Het ministerie maakte het besluit op 16 september 2026 bekend. Het bestaande uitstel van boetes, dat liep tot eind 2026, wordt met een jaar verlengd. Het ministerie start daarvoor een wetswijziging; de verlenging moet dus nog wettelijk worden vastgelegd.
Het doel is de kleinste ondernemers, voor wie KSeF per 1 januari 2027 verplicht wordt, meer tijd te geven om het systeem te leren kennen en hun processen aan te passen zonder financieel risico. Minister van Financiën Andrzej Domański: “KSeF is een project dat vanaf het begin breed is geconsulteerd, en nog steeds wordt geconsulteerd, met ondernemers, brancheorganisaties, belastingadviseurs en softwareleveranciers. Wij luisteren naar de stem van de markt en reageren op de gemelde behoeften.”
Het uitstel is nadrukkelijk geen vrijbrief. Volgens het ministerie zal de Poolse belastingdienst KAS optreden wanneer facturen buiten KSeF worden uitgereikt (behalve in wettelijk bepaalde gevallen) en onderzoeken of het niet gebruiken van het systeem leidt tot onjuiste belastingafrekeningen.
Context: de fasering van KSeF
Volgens het ministerie van Financiën verloopt de invoering in stappen:
- 1 februari 2026: uitgifteplicht voor ondernemingen met een omzet boven 200 miljoen zloty in 2024; vanaf die datum ontvangen alle ondernemers facturen via KSeF.
- 1 april 2026: uitgifteplicht voor de overige ondernemers.
- 1 januari 2027: einde van de overgangsregelingen, onder meer voor de kleinste ondernemers met een maandelijkse factuurwaarde tot 10.000 zloty. Vanaf dan geldt de verplichting voor iedereen.
Belangrijk voor leveranciers buiten Polen: de uitgifteplicht geldt volgens de toelichting van het ministerie van 28 januari 2026 niet voor belastingplichtigen zonder zetel of vaste inrichting in Polen, en evenmin voor een Poolse vaste inrichting die niet betrokken is bij de betreffende levering of dienst. Een vaste inrichting die wel bij de levering betrokken is, moet zelf via KSeF factureren. Of er sprake is van een vaste inrichting, is een feitelijke beoordeling; een Poolse btw-registratie alleen is daarvoor niet doorslaggevend, maar wel een signaal om het goed uit te zoeken.
Wat het betekent en wat u nu moet doen
Of uw bedrijf nu vanuit Nederland, België, Luxemburg, Duitsland of Frankrijk aan Poolse klanten levert: wie KSeF als een puur Pools onderwerp behandelt, loopt het risico dat facturen bij Poolse afnemers blijven hangen. Bij factureren aan Poolse klanten moet u het volgende vóór 1 januari 2027 geregeld hebben:
- Bepaal uw positie. Leg vast of u in Polen een zetel of vaste inrichting heeft en of die betrokken is bij uw leveringen. Laat dit bij twijfel toetsen door een Poolse belastingadviseur.
- Met een betrokken Poolse vaste inrichting: zorg dat die facturen via KSeF uitreikt, met software of een serviceprovider die rechtstreeks op KSeF aansluit (in de markt soms een KSeF accesspoint genoemd).
- Zonder vaste inrichting: u factureert in de regel buiten KSeF. Documenteer waarom, zodat u vragen van afnemers of KAS kunt beantwoorden.
- Stem af met uw Poolse afnemers. Zij verwerken binnenlandse inkoopfacturen via KSeF en uw facturen apart. Vraag welk formaat en kanaal zij verwachten, bijvoorbeeld een Poolse e-factuur, Peppol of PDF, en welke gegevens verplicht op de factuur moeten staan.
- Controleer groepsstromen. Factureert een Poolse groepsvennootschap aan uw organisatie buiten Polen, dan maakt zij de gestructureerde factuur beschikbaar op een met u afgesproken manier. Leg die afspraak vast.
- Test vóór de deadline. Het boete-uitstel geeft ruimte om fouten op te lossen, maar facturen buiten KSeF blijven onder toezicht staan. Plan een testperiode in het vierde kwartaal van 2026.
Bronnen
- Ministerie van Financiën Polen: Przedłużenie odroczenia kar za błędy w stosowaniu KSeF do końca 2027 r. (16 september 2026)
- Ministerie van Financiën Polen: Krajowy System e-Faktur, plan wdrożenia
- Ministerie van Financiën Polen: persconferentie over de start van KSeF (16 januari 2026)
- Ministerie van Financiën Polen: Objaśnienia podatkowe over KSeF (28 januari 2026)
- Sovos: Poland Ministry of Finance extends KSeF penalty relief until end of 2027
- Grant Thornton Polska: Krajowy System e-Faktur, kto jest obowiązany do wdrożenia KSeF
Meer achtergrond leest u in ons eerdere artikel over Polen, KSeF en e-facturatie in 2026 en in de kennisbank e-facturatie. Zoekt u een oplossing die zowel Peppol als de KSeF verplichting 2027 afdekt? In de vergelijker van Peppol-leveranciers filtert u op landen en functionaliteit.
