Can I take my Peppol ID to another service provider?

Actualiteiten en Achtergrond, Basis en Introductie, Events en Opinie, Praktische Gidsen Engels

“Can I take my Peppol ID to another service provider?” – Why this should be simpler

Last week, I received a phone call at Peppol.nu from a Belgian entrepreneur. He had once tried an invoicing portal solution from a Peppol service provider, but now wanted to purchase a Peppol connection through a different Peppol Service Provider. “Simple, right?” he thought. “Just take my Peppol ID with me and done.”

To his surprise, the process turned out to be anything but simple. In fact, he discovered that his Peppol ID wasn’t “his” in the same way his domain name or phone number was. It turned out to be registered in his current provider’s system, and switching would become an entire administrative process in which he was dependent on the cooperation of both parties.

“How is this possible?” he asked bewildered. “When I want to switch web hosts, I simply request a transfer code, enter it at my new host, and done. Why is this so much more complicated with Peppol?”

It’s an excellent question. And honestly: he’s right. In this article, I’ll explain how it works now, why this is problematic, and – more importantly – how it could be much better. Because the current situation creates unnecessary vendor lock-in and hampers the free competition that is so important for a healthy market.

First the basics: What is a Peppol ID anyway?

Before we delve deeper into the problem, let’s go back to basics. A Peppol ID (also called Peppol Participant Identifier) is your unique address within the Peppol network. It essentially works like a postal address for electronic documents.

Format of a Peppol ID:

A Peppol ID consists of two parts:

Schema ID: The type of identification (for example 0106 for Chamber of Commerce number in the Netherlands, or 9944 for VAT number)
Participant ID: The actual number (for example your Chamber of Commerce number 12345678)

Together they form something like: 0106:12345678

This Peppol ID is used by other companies that want to invoice you via the Peppol network. They send their invoice to this address, and the Peppol network ensures it reaches you – just like the postal system delivers a letter to your physical address.

How does it work now? The role of the SMP

This is where it gets technical, but it’s important to understand why switching is so difficult. Within the Peppol network, there’s something called the SMP – the Service Metadata Publisher. Think of the SMP as a kind of phone book or address book for the Peppol network.

The function of an SMP: When a supplier wants to send an invoice to you, the following happens:

They know your Peppol ID (for example 0106:12345678)
Their system queries the SMP network: “Where should I send this invoice?”
The SMP system responds: “This Peppol ID is registered with Access Point X of service provider Y”
The invoice is then sent via the network to that specific Access Point
Your service provider receives the invoice and delivers it to you

And here lies the problem:

Each Peppol service provider manages its own SMP. When you become their customer, they register your Peppol ID in their own SMP system. They own that SMP, they manage it, and all Peppol IDs of their customers are registered in it.

This means in practice that your Peppol ID is “locked” to the infrastructure of your current service provider.

This means in practice that your Peppol ID is “stuck” to your current service provider’s infrastructure.

The switching process: How complex is it now?

Let’s look at what needs to happen if you want to switch to another Peppol service provider. I’ll take you through the necessary steps.

Step 1: Contact your current provider

You need to let your current service provider know that you want to switch. This seems logical, but here’s where it starts:

Possible complication: Some providers have notice periods in their contracts. You might be locked in for months.

What you encounter:

“Why do you want to leave?” questions you’d rather not answer
Retention attempts: offers to stay, discounts, improvements
Slow responses – especially if the provider isn’t happy you’re leaving

Step 2: Contact your new provider

You’ve chosen a new service provider and want to join them.

What needs to happen:

Go through onboarding process with new provider
Sign contracts
Possibly set up new invoicing software or connections
Explain that you have an existing Peppol ID you want to take with you

Step 3: The technical transfer

Now comes the difficult part. Two things need to happen:

A. De-registration with old provider: Your old service provider must remove your Peppol ID from their SMP. This is called “de-registering” or “unpublishing”.

Complications:

This is a manual action by your old provider
There’s no standardized deadline within which this must happen
If your old provider is unwilling or slow, this can take days to weeks
Some providers even charge a fee for this

B. Registration with new provider: Your new service provider must register your Peppol ID in their own SMP.

Complications:

Technically, this can only happen after the old registration is removed
Otherwise you get an error message: “This Peppol ID is already registered with another service provider”
So the timing must be perfect

Step 4: The dangerous time window

This is where it gets really problematic. A critical time window emerges between de-registration with your old provider and registration with your new provider.

What happens during this window:

Your Peppol ID technically no longer exists in the network
Suppliers who try to send an invoice to your Peppol ID during this period receive an error message
Their systems report: “Unknown Peppol ID” or “Participant not found”
These invoices do not arrive
Your suppliers must send the invoice another way (email, paper)

The practical impact: Imagine you’re a medium-sized company with 50 suppliers invoicing via Peppol. If the transfer takes 3 days, and 10 of those suppliers happen to invoice during that period, then:

10 invoices miss their automatic route
10 suppliers must fall back on manual sending
Your accounts payable department must manually process 10 invoices instead of automatically
Confusion arises among both suppliers and your own administration

Step 5: Communication to suppliers

After the transfer, you should really inform all your suppliers that your Peppol ID is now with a new provider.

Why is this necessary? Technically it’s not necessary – the SMP network automatically handles routing to your new provider. BUT: some systems cache SMP information, meaning they hold onto the old Access Point address for a while.

What you need to do:

Email to all suppliers: “Our Peppol ID is unchanged, but we’re now with a new service provider”
Ask them to refresh any caches
Watch the first invoices after the switch extra carefully

Step 6: Monitoring and follow-up

The first weeks after the switch, you need to be extra alert:

Checkpoints:

Are all invoices still arriving?
Are suppliers reporting problems?
Are all system integrations still working?
Is the routing via the SMP correctly updated?

The real problems with the current situation

Now that you know the process, let’s look at why this is so problematic – not just practically, but also in principle.

Problem 1: Vendor lock-in

This is the biggest problem. The current architecture unintentionally creates a form of vendor lock-in:

Why it’s difficult to leave:

You depend on your old provider’s cooperation for de-registration
The switching process is complex and risky (that time window where invoices can be lost)
You must coordinate multiple parties
There’s downtime when you’re not reachable

The consequence:

Entrepreneurs stay with a service provider longer than they actually want to, simply because switching is too much hassle. This is bad for competition and artificially maintains prices and service quality at a certain level.

Comparison with other services:

Mobile telephony: Number portability takes one day, provider must legally cooperate
Domain names: Request transfer code, enter at new host, done in a few hours
Bank account: IBAN stays the same, you can even use the switching service
Energy: Switch is arranged by new supplier, you do almost nothing

With Peppol, switching is more difficult than all these services, even though technically it doesn’t have to be.

Problem 2: No standard transfer procedure

There’s no standardized, mandatory procedure for transferring a Peppol ID. This means:

Variation per provider:

Provider A de-registers within 24 hours
Provider B has a “processing time of 5 working days”
Provider C charges a €50 fee for de-registration
Provider D tries to keep you with special offers and drags things out

No legal protection:

There’s no deadline within which the old provider must cooperate
There’s no guarantee it will be quick
There’s no oversight of abuse of the power position

Problem 3: Risk of downtime

That critical time window between de-registration and re-registration is unavoidable with the current architecture. This isn’t just annoying, but can also have financial consequences:

Possible damage:

Missed invoices that must later be manually processed (extra costs)
Delayed payments because invoices don’t arrive
Loss of automation benefits (temporarily back to manual work)
Reputational damage with suppliers experiencing problems

For a large company receiving dozens of invoices daily via Peppol, a week-long switching period can cause significant operational problems.

Problem 4: Barrier to market functioning

The complexity of switching slows healthy competition:

Impact on the market:

New, innovative service providers struggle to attract customers
Existing providers have little incentive to improve or lower prices
Customers remain “stuck” with mediocre service
The market becomes less dynamic than it could be

This is bad for entrepreneurs because it means they can’t optimally benefit from technological progress and market competition.

How it can be better: Lessons from the domain name industry

Now we get to the heart of this article: it doesn’t have to be this complex. There’s a working model we can use as inspiration: the domain name industry.

Let’s look at how that works in the Netherlands, and how we can apply this model to Peppol.

The domain model: How does it work?

In the Netherlands, the .nl domain space is managed by SIDN (Foundation for Internet Domain Registration in the Netherlands). The system works as follows:

The roles:

1. SIDN (the registrar) – the central authority

Manages the central registration of all .nl domain names
Publishes the .nl zone file in the DNS (Domain Name System)
Determines rules and standards
Ensures a level playing field

2. Web hosting companies / domain registrars – the service providers

Offer services to end customers (hosting, email, etc.)
Can register domain names with SIDN on behalf of their customers
Compete on price, service, functionality
Have no “ownership” of their customers’ domains

3. Companies and individuals – the end users

Register domain names via a web host of choice
Own their domain name
Can freely switch between providers

How does a domain transfer work?

The process is elegant and efficient:

Step 1: Request transfer code You log into your current web host and request a transfer code (also called “auth-code” or “EPP-code”) for your domain name. This code is generated within minutes.

Step 2: Enter transfer code at new host You give the transfer code to your new web host. They enter it with SIDN.

Step 3: Automatic transfer SIDN processes the transfer. The domain name is transferred in the central registration to the new provider. This happens automatically without human intervention.

Step 4: Done Your domain name simply continues working throughout the process. There’s no downtime. Visitors notice nothing.

Duration: Usually within 24 hours, sometimes even within a few hours.

Important characteristics:

No permission from old host needed – only the transfer code
No downtime – the domain name keeps working
Automated – no human actions at old or new host
Fast – typically within one day
Affordable – often no extra costs

The crucial differences with Peppol

Let’s put the two systems side by side:

Aspect	Domain names (.nl)	Peppol (now)	Peppol (how it should be)
Central registration	SIDN manages all .nl domains	Each provider manages own SMP	Peppol Authority manages central SMP
Ownership	Customer owns domain	Peppol ID is in provider’s SMP	Customer owns Peppol ID
Transfer method	Transfer code, automated	Manual de-registration + re-registration	Transfer code, automated
Downtime	None	Yes, critical time window	None
Old provider cooperation	Not needed (except transfer code)	Required for de-registration	Not needed (except transfer code)
Duration	1-24 hours	Days to weeks	1-24 hours
Vendor lock-in	Minimal	Significant	Minimal

The proposal: A central, independent SMP system

Here comes my plea for change. I propose that we restructure the Peppol system to a model more like the domain name industry. This would involve the following:

A new architecture for Peppol

1. Central SMP registration Instead of each service provider managing their own SMP, there should be one central, independent SMP system, managed by the Peppol Authority of each country.

For the Netherlands this would mean:

The Dutch Peppol Authority (appointed by the government or the industry) manages one central SMP
All Dutch Peppol IDs are registered in this central system
The central SMP contains for each Peppol ID a reference to the current service provider

Analogous to: SIDN centrally registering all .nl domains and publishing the DNS zone file.

2. Service providers as “web hosting companies” Peppol service providers would function like web hosting companies:

They offer services (invoicing software, support, integrations)
They have a Peppol Access Point (comparable to a web host’s mail server)
They can register Peppol IDs in the central SMP on behalf of their customers
They have no ownership of their customers’ Peppol IDs

The transfer process in the new model

Let’s walk through how a switch would work with this new architecture:

Step 1: Request transfer code You log into your current Peppol service provider’s portal and request a transfer code for your Peppol ID. It’s automatically generated.

Why simple:

Automated process, no human intervention needed
Immediately available, no waiting time
Legally required to be provided within 24 hours (like domain names)

Step 2: Onboarding with new provider You sign up with your new Peppol service provider and indicate during the onboarding process that you have an existing Peppol ID. You enter the transfer code.

Step 3: Automatic transfer via central SMP The new provider sends the transfer code to the central SMP system. The system:

Validates the transfer code
Verifies it belongs to the correct Peppol ID
Verifies the code is still valid (not expired, not already used)
Updates the central registration: the Peppol ID is now linked to the new provider’s Access Point
Automatically informs both old and new provider

Step 4: Done – no downtime The entire process is complete. Your Peppol ID remains reachable during the transfer:

The central SMP is atomically updated (in one transaction)
There’s no time window when the Peppol ID isn’t reachable
Invoices sent during the transfer simply arrive

Duration: 1-24 hours, fully automated.

The advantages of this new model

Let’s look at what this new architecture solves:

1. Elimination of vendor lock-in

Switching is as easy as with a domain name
Old provider cannot block or delay the transfer
Customers have real freedom of choice

2. No downtime during transfer

The central SMP is updated at once
There’s no dangerous time window
Invoices keep arriving

3. Speed

Transfer within 24 hours instead of days or weeks
Automated process without manual steps
Predictable procedure for everyone

4. Fair competition

Service providers must compete on price, quality and service
Innovative newcomers get a fair chance
Existing players cannot artificially retain customers
The market becomes more dynamic and efficient

5. Transparency

Clear, uniform procedures for everyone
No ambiguity about rights and responsibilities
Protection of the end user

6. Scalability for the future

With mandatory e-invoicing in more and more countries, millions of companies will get a Peppol ID
A central, automated system scales much better than decentralized SMPs per provider
Administrative burden of switching remains manageable

What needs to happen for this change?

This isn’t a small adjustment – it’s a fundamental revision of how Peppol infrastructure works. But it’s not impossible. Here’s what’s needed:

1. Support from Peppol Authorities National Peppol Authorities (in the Netherlands not yet formally designated, but in the works) must embrace this vision. They have the power to change standards and rules.

2. Technical implementation A central SMP system must be built and managed. This isn’t technically particularly complex – the domain registration system is more complicated. The challenge lies more in governance and financing.

3. Migration of existing registrations All existing Peppol IDs currently spread across hundreds of provider SMPs must be migrated to the central system. This requires:

Coordinated migration planning
Cooperation from all existing service providers
Communication to all end users
A transition period where both systems coexist

4. Legal anchoring Ideally, the right to transferability is legally established, just like with phone numbers and domain names. This could be done in the national implementation of the EU ViDA directive.

5. Financing The central SMP system must be financed. Possible models:

Small registration fee per Peppol ID (like domain names)
Government subsidy (as part of business digitalization)
Contribution from connected service providers

A realistic roadmap

What would such a transition look like in practice? Here’s a possible timeline:

2025: Exploration and support

National Peppol Authorities start working group
Consultation with service providers, end users, industry organizations
Map technical feasibility
Develop business case and financing model

2026: Pilot phase

Development of central SMP platform
Pilot project with small group of voluntary service providers
Testing of transfer process
Refining procedures

2027: Phased rollout

Start migration of existing Peppol IDs to central system
New registrations go through new system
Old and new systems work in parallel (hybrid period)
Communication campaign to end users

2028: Full implementation

All existing Peppol IDs migrated
Old decentralized SMPs phased out
Standard transfer procedure for everyone
Legal anchoring of rights and obligations

This is ambitious, but achievable. The domain name industry went through a similar transition when the ICANN system was introduced. It can be done, if there is sufficient will.

What can you do now?

As an entrepreneur, integration specialist, or other stakeholder in the Peppol ecosystem, you can contribute to this change:

1. Make it discussable

Share this article with your network
Discuss the problem with your current service provider
Ask your industry association to put the topic on the agenda

2. Give feedback to Peppol Authorities If a formal Peppol Authority is designated in the Netherlands, make your voice heard. Indicate that transferability of Peppol IDs is important to you.

3. Encourage best practices Until there’s a structural solution, you can demand that service providers:

Use transparent switching procedures
Execute de-registration within 5 working days
Charge no costs for de-registration
Provide clear information about the process

4. Consciously choose your service provider When choosing a Peppol service provider, explicitly ask:

“What’s your procedure if I want to switch?”
“How long does de-registration take?”
“Do you charge costs for de-registration?”
“Do you cooperate in a smooth transfer?”

Service providers giving good answers to these questions deserve preference.

Conclusion: The time is ripe for change

The entrepreneur from Utrecht I mentioned at the beginning of this article was right to be frustrated. Switching Peppol service providers shouldn’t be this complex.

We have a wonderful, international network for electronic document exchange with Peppol. The technical infrastructure works well. But the way Peppol IDs are managed – decentralized, with ownership at service providers instead of end users – creates unnecessary barriers.

The current situation:

Vendor lock-in
Complex switching process
Downtime risk
Limited market competition

The desired future:

Freedom of choice
Simple, automated switching process
No downtime
Healthy competition

The domain name industry showed us 25 years ago how it can be done. It’s time for Peppol to embrace these lessons. With the coming wave of mandatory e-invoicing across Europe – Belgium in 2026, France in 2026, Slovenia in 2027, and EU-wide via ViDA in 2030 – millions of companies will get a Peppol ID. Let’s now lay the foundation for a system that truly works for end users.

Because ultimately, that’s what it’s about: Peppol exists for the entrepreneurs who work with it daily. It should serve them, not limit them.

Have questions about Peppol, or want to contribute to the conversation about this architectural change? Contact us via Peppol.nu. To compare different Peppol service providers, check our overview of Peppol suppliers.

Frequently Asked Questions

Can I take my Peppol ID with me when switching now? Technically yes. If a Peppol ID is linked to your company name, there’s even no other choice. However, it’s a complex process where you depend on the cooperation of your old and new service provider. There’s no standardized procedure and often a period when your Peppol ID isn’t reachable.

How long does switching take on average now? This varies greatly per service provider, but typically between 3-10 working days. In the worst case, it can take weeks if your old provider doesn’t cooperate.

Can my current provider refuse to transfer my Peppol ID? Formally, your provider should cooperate, but there’s no legal obligation or clear deadline. This gives providers considerable power.

What does it cost to transfer my Peppol ID? Some providers charge an administrative fee (€25-€100), others do it for free. There’s no standard.

Why did Peppol choose this architecture? The current model grew historically when Peppol was still small. Each service provider managed their own infrastructure, including SMP. It wasn’t foreseen that this would create vendor lock-in.

Are there countries where it works differently? Most countries use the decentralized SMP model. There are initiatives for centralized alternatives, but these aren’t yet mainstream.

What happens if my old service provider goes bankrupt? This is one of the biggest risks of the current system. If your provider ceases to exist, your Peppol ID can become unreachable. There are emergency procedures, but these aren’t foolproof.

What about my Chamber of Commerce extract as identification? Your Peppol ID is often based on your Chamber of Commerce number (schema 0106), but the Peppol ID itself and its registration in an SMP are separate matters. You’re always the owner of your Chamber of Commerce number, but not necessarily of the Peppol registration thereof.

Where can I find more information about SMP technology? The technical specifications are available via OpenPeppol. Search for “Service Metadata Publisher (SMP) specification” on the Peppol website.

Where can I check if I already have a Peppol ID registered? On our website there’s a user-friendly version of the Peppol Directory, the Peppol Address Book.

Are there any initiatives that facilitate the migration of a Peppol ID?

The Netherlands Peppol Authority, in cooperation with the OpenPeppol Operating Office, has drafted a procedure describing how the migration process can, in their view, be made easier. However, this procedure does not have a formal status, and its application therefore depends on the willingness of service providers in the Netherlands and beyond to adopt and apply it.

For the Dutch and English documentation, please refer to the page below:

https://www.peppolautoriteit.nl/documenten/2023/03/01/procedure-enduser-migratie

What can I do to help realize this change?

Discuss the topic with your industry association
Share this article in your network
Ask your service provider for a clear switching policy
Make your voice heard in future consultations about Peppol governance in the Netherlands

Sources

Peppol Technical Documentation

Domain Name Registration & SIDN

E-invoicing Mandates Europe

Peppol Authorities

General Information

30 oktober 2025/door Justin De Jager

Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider

Actualiteiten en Achtergrond, Basis en Introductie, Events en Opinie, Praktische Gidsen Nederlands

“Kan ik mijn Peppol ID meenemen naar een andere serviceprovider?” – Waarom dit simpeler zou moeten zijn

Vorige week ontving ik bij Peppol.nu een telefoontje van een Belgische ondernemer. Hij had een keer een factuurportaal oplossing geprobeerd van een Peppol serviceprovider, maar wou nu een aansluiting op Peppol aanschaffen via een andere Peppol Serviceprovider. “Simpel toch?” dacht hij. “Gewoon mijn Peppol ID meenemen en klaar.”

Tot zijn verbazing bleek het proces allesbehalve simpel. Sterker nog, hij ontdekte dat zijn Peppol ID niet “van hem” was in de zin zoals zijn domeinnaam of telefoonnummer dat wel zijn. Het bleek geregistreerd te staan in het systeem van zijn huidige provider, en het overstappen zou een heel administratief proces worden waarbij hij afhankelijk was van de medewerking van beide partijen.

“Hoe kan dit nou?” vroeg hij verbijsterd. “Als ik wil wisselen van webhoster, vraag ik gewoon een transfercode aan, zet die in bij mijn nieuwe hoster, en klaar. Waarom is dit bij Peppol zoveel ingewikkelder?”

Het is een uitstekende vraag. En eerlijk gezegd: hij heeft gelijk. In dit artikel leg ik uit hoe het nu werkt, waarom dit problematisch is, en – belangrijker nog – hoe het véél beter zou kunnen. Want de huidige situatie creëert onnodige vendor lock-in en belemmert de vrije concurrentie die juist zo belangrijk is voor een gezonde markt.

Eerst even de basis: Wat is een Peppol ID eigenlijk?

Voordat we dieper ingaan op het probleem, eerst even terug naar de basis. Een Peppol ID (ook wel Peppol Participant Identifier genoemd) is jouw unieke adres binnen het Peppol-netwerk. Het werkt eigenlijk als een soort postadres voor elektronische documenten.

Formaat van een Peppol ID:

Een Peppol ID bestaat uit twee delen:

Schema ID: Het type identificatie (bijvoorbeeld 0106 voor KvK-nummer in Nederland, of 9944 voor BTW-nummer)
Participant ID: Het daadwerkelijke nummer (bijvoorbeeld je KvK-nummer 12345678)

Samen vormen ze iets als: 0106:12345678

Dit Peppol ID wordt gebruikt door andere bedrijven die jou willen factureren via het Peppol-netwerk. Zij sturen hun factuur naar dit adres, en het Peppol-netwerk zorgt ervoor dat deze bij jou aankomt – net zoals het postsysteem een brief naar je fysieke adres brengt.

Hoe werkt het nu? De rol van de SMP

Hier wordt het technisch, maar het is belangrijk om te begrijpen waarom overstappen zo lastig is. Binnen het Peppol-netwerk bestaat er iets dat het SMP heet – de Service Metadata Publisher. Denk aan het SMP als een soort telefoongids of adresboek voor het Peppol-netwerk.

De functie van een SMP:
Wanneer een leverancier een factuur naar jou wil sturen, gebeurt het volgende:

Hij weet jouw Peppol ID (bijvoorbeeld 0106:12345678)
Zijn systeem raadpleegt het SMP-netwerk: “Waar moet ik deze factuur naartoe sturen?”
Het SMP-systeem antwoordt: “Deze Peppol ID is geregistreerd bij Access Point X van serviceprovider Y”
De factuur wordt vervolgens via het netwerk naar dat specifieke Access Point gestuurd
Jouw serviceprovider ontvangt de factuur en levert deze bij jou af

En hier zit het probleem:

Elke Peppol-serviceprovider beheert zijn eigen SMP. Als jij als klant bij hen komt, registreren zij jouw Peppol ID in hun eigen SMP-systeem. Zij zijn eigenaar van dat SMP, zij beheren het, en alle Peppol ID’s van hun klanten staan erin geregistreerd.

Dit betekent in de praktijk dat jouw Peppol ID “vasthangt” aan de infrastructuur van je huidige serviceprovider.

Het proces van overstappen: Hoe complex is het nu?

Laten we eens kijken wat er nu allemaal moet gebeuren als je wilt overstappen naar een andere Peppol-serviceprovider. Ik neem je mee door de stappen die nodig zijn.

Stap 1: Contact opnemen met je huidige provider

Je moet je huidige serviceprovider laten weten dat je wilt overstappen. Dit lijkt logisch, maar hier begint het al:

Mogelijke complicatie: Sommige providers hebben opzegtermijnen in hun contracten. Je bent misschien nog maanden vastgelegd.

Wat je tegenkomt:

“Waarom wil je weg?” vragen die je eigenlijk niet wilt beantwoorden
Retentie-pogingen: aanbiedingen om te blijven, kortingen, verbeteringen
Trage reacties – vooral als de provider niet blij is dat je weggaat

Stap 2: Contact opnemen met je nieuwe provider

Je hebt een nieuwe serviceprovider gekozen en wilt bij hen aan boord komen.

Wat er moet gebeuren:

Onboarding-proces doorlopen bij nieuwe provider
Contracten tekenen
Eventueel nieuwe facturatiesoftware of koppelingen instellen
Uitleggen dat je een bestaand Peppol ID hebt dat je wilt meenemen

Stap 3: De technische overdracht

Nu komt het lastige deel. Er moeten twee dingen gebeuren:

A. De-registratie bij oude provider:
Je oude serviceprovider moet jouw Peppol ID uit hun SMP verwijderen. Dit heet “de-registreren” of “unpublishen”.

Complicaties:

Dit is een handmatige actie van je oude provider
Er is geen gestandaardiseerde deadline waarbinnen dit moet gebeuren
Als je oude provider onwillig of traag is, kan dit dagen tot weken duren
Sommige providers vragen hier zelfs een fee voor

B. Registratie bij nieuwe provider:
Je nieuwe serviceprovider moet jouw Peppol ID registreren in hun eigen SMP.

Complicaties:

Dit kan technisch pas nadat de oude registratie is verwijderd
Anders krijg je een foutmelding: “Dit Peppol ID is al geregistreerd bij een andere serviceprovider”
De timing moet dus perfect zijn

Stap 4: Het gevaarlijke tijdvenster

Hier wordt het echt problematisch. Er ontstaat een kritiek tijdvenster tussen de de-registratie bij je oude provider en de registratie bij je nieuwe provider.

Wat er tijdens dit venster gebeurt:

Je Peppol ID bestaat technisch niet meer in het netwerk
Leveranciers die in deze periode een factuur naar je Peppol ID proberen te sturen, krijgen een foutmelding
Hun systemen melden: “Onbekend Peppol ID” of “Participant niet gevonden”
Deze facturen komen niet aan
Je leveranciers moeten de factuur op een andere manier versturen (e-mail, papier)

De praktische impact:
Stel, je bent een middelgroot bedrijf met 50 leveranciers die via Peppol factureren. Als de overdracht 3 dagen duurt, en 10 van die leveranciers factureren toevallig in die periode, dan:

Missen 10 facturen hun automatische route
Moeten 10 leveranciers terugvallen op handmatige verzending
Moet jouw crediteurenadministratie 10 facturen handmatig verwerken in plaats van automatisch
Ontstaat er verwarring bij zowel leveranciers als je eigen administratie

Stap 5: Communicatie naar leveranciers

Na de overdracht moet je eigenlijk al je leveranciers informeren dat je Peppol ID nu bij een nieuwe provider zit.

Waarom is dit nodig?
Technisch gezien is het niet nodig – het SMP-netwerk zorgt automatisch voor de routing naar je nieuwe provider. MAAR: sommige systemen cachen SMP-informatie, wat betekent dat ze een tijdje het oude Access Point adres vasthouden.

Wat je moet doen:

E-mail naar alle leveranciers: “Ons Peppol ID is onveranderd, maar we zitten nu bij een nieuwe serviceprovider”
Vragen om eventuele caches te vernieuwen
Eerste facturen na de switch extra in de gaten houden

Stap 6: Monitoring en nazorg

De eerste weken na de overstap moet je extra alert zijn:

Controlepunten:

Komen alle facturen nog steeds aan?
Melden leveranciers problemen?
Werken alle systeem-integraties nog?
Is de routering via het SMP correct bijgewerkt?

De echte problemen met de huidige situatie

Nu je het proces kent, laten we eens kijken waarom dit zo problematisch is – niet alleen praktisch, maar ook principieel.

Probleem 1: Vendor lock-in

Dit is het grootste probleem. Door de huidige architectuur creëer je onbedoeld een vorm van vendor lock-in:

Waarom het lastig is om weg te gaan:

Je bent afhankelijk van de medewerking van je oude provider voor de-registratie
Het overstapproces is complex en risicovol (dat tijdvenster waarin facturen kunnen mislopen)
Je moet meerdere partijen coördineren
Er is downtime waarin je niet bereikbaar bent

Het gevolg:

Ondernemers blijven langer bij een serviceprovider dan ze eigenlijk willen, simpelweg omdat overstappen te veel gedoe is. Dit is slecht voor de concurrentie en houdt prijzen en service-kwaliteit kunstmatig op een bepaald niveau.

Vergelijking met andere diensten:

Mobiele telefonie: Nummer meenemen kost één dag, provider moet wettelijk meewerken
Domeinnamen: Transfercode aanvragen, invoeren bij nieuwe hoster, klaar in een paar uur
Bankrekening: IBAN blijft hetzelfde, je kunt zelfs de overstapservice gebruiken
Energie: Overstap wordt geregeld door nieuwe leverancier, jij doet bijna niets

Bij Peppol is het overstappen lastiger dan bij al deze diensten, terwijl het technisch gezien niet hoeft.

Probleem 2: Geen standaard transferprocedure

Er bestaat geen gestandaardiseerde, verplichte procedure voor het overdragen van een Peppol ID. Dit betekent:

Variatie per provider:

Provider A de-registreert binnen 24 uur
Provider B heeft een “verwerkingstijd van 5 werkdagen”
Provider C vraagt een fee van €50 voor de-registratie
Provider D probeert je met speciale aanbiedingen te behouden en traint de boel

Geen wettelijke bescherming:

Er is geen deadline waarbinnen de oude provider moet meewerken
Er is geen garantie dat het snel gaat
Er is geen toezicht op misbruik van de machtspositie

Probleem 3: Risico op downtime

Dat kritieke tijdvenster tussen de-registratie en her-registratie is onvermijdelijk met de huidige architectuur. Dit is niet alleen vervelend, maar kan ook financiële gevolgen hebben:

Mogelijke schade:

Gemiste facturen die later handmatig moeten worden verwerkt (extra kosten)
Vertraagde betalingen doordat facturen niet aankomen
Verlies van automatiseringsvoordelen (tijdelijk terug naar handmatig werk)
Reputatieschade bij leveranciers die problemen ervaren

Voor een groot bedrijf dat dagelijks tientallen facturen via Peppol ontvangt, kan een overstapperiode van een week aanzienlijke operationele problemen veroorzaken.

Probleem 4: Drempel voor marktwerking

De complexiteit van overstappen remt de gezonde concurrentie:

Impact op de markt:

Nieuwe, innovatieve serviceproviders hebben het moeilijk om klanten binnen te halen
Bestaande providers hebben weinig prikkel om te verbeteren of prijzen te verlagen
Klanten blijven “vastzitten” bij middelmatige dienstverlening
De markt wordt minder dynamisch dan mogelijk zou zijn

Dit is slecht voor ondernemers, want het betekent dat ze niet optimaal kunnen profiteren van technologische vooruitgang en concurrentie in de markt.

Hoe het beter kan: Lessen uit de domeinnamenindustrie

Nu komen we bij de kern van dit artikel: het hoeft niet zo complex te zijn. Er bestaat een werkend model dat we kunnen gebruiken als inspiratie: de domeinnamenindustrie.

Laten we eens kijken hoe dat werkt in Nederland, en hoe we dit model kunnen toepassen op Peppol.

Het domeinmodel: Hoe werkt het?

In Nederland wordt de .nl domeinruimte beheerd door SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland). Het systeem werkt als volgt:

De rollen:

1. SIDN (de registrar) – de centrale autoriteit

Beheert de centrale registratie van alle .nl domeinnamen
Publiceert de .nl-zonefile in het DNS (Domain Name System)
Bepaalt de regels en standaarden
Zorgt voor een eerlijk speelveld

2. Webhostingbedrijven / domeinnaamregistrars – de serviceproviders

Bieden diensten aan eindklanten (hosting, e-mail, etc.)
Kunnen namens hun klanten domeinnamen registreren bij SIDN
Concurreren op prijs, service, functionaliteit
Hebben geen “eigendom” over de domeinen van hun klanten

3. Bedrijven en particulieren – de eindgebruikers

Registreren domeinnamen via een webhoster naar keuze
Zijn eigenaar van hun domeinnaam
Kunnen vrijelijk overstappen tussen providers

Hoe gaat een domeintransfer?

Het proces is elegant en efficiënt:

Stap 1: Transfercode aanvragen
Je logt in bij je huidige webhoster en vraagt een transfercode (ook wel “auth-code” of “EPP-code”) aan voor je domeinnaam. Deze code wordt binnen enkele minuten gegenereerd.

Stap 2: Transfercode invoeren bij nieuwe hoster
Je geeft de transfercode door aan je nieuwe webhoster. Die voert deze in bij SIDN.

Stap 3: Automatische transfer
SIDN verwerkt de transfer. De domeinnaam wordt in de centrale registratie overgeschreven naar de nieuwe provider. Dit gebeurt automatisch zonder menselijke tussenkomst.

Stap 4: Klaar
Je domeinnaam werkt gewoon door tijdens het hele proces. Er is geen downtime. Bezoekers merken er niets van.

Tijdsduur: Meestal binnen 24 uur, soms zelfs binnen enkele uren.

Belangrijke kenmerken:

Geen toestemming van oude hoster nodig – alleen de transfercode
Geen downtime – de domeinnaam blijft gewoon werken
Geautomatiseerd – geen menselijke handelingen bij oude of nieuwe hoster
Snel – typisch binnen een dag
Goedkoop – vaak geen extra kosten

De cruciale verschillen met Peppol

Laten we de twee systemen naast elkaar leggen:

Aspect	Domeinnamen (.nl)	Peppol (nu)	Peppol (hoe het zou moeten)
Centrale registratie	SIDN beheert alle .nl domeinen	Elke provider beheert eigen SMP	Peppol Autoriteit beheert centraal SMP
Eigenaarschap	Klant is eigenaar van domein	Peppol ID staat in SMP van provider	Klant is eigenaar van Peppol ID
Transfermethode	Transfercode, geautomatiseerd	Handmatige de-registratie + her-registratie	Transfercode, geautomatiseerd
Downtime	Geen	Ja, kritiek tijdvenster	Geen
Medewerking oude provider	Niet nodig (behalve transfercode)	Vereist voor de-registratie	Niet nodig (behalve transfercode)
Tijdsduur	1-24 uur	Dagen tot weken	1-24 uur
Vendor lock-in	Minimaal	Significant	Minimaal

Het voorstel: Een centraal, onafhankelijk SMP-systeem

Hier komt mijn pleidooi voor verandering. Ik stel voor dat we het Peppol-systeem herinrichten naar een model dat meer lijkt op de domeinnamenindustrie. Dit zou het volgende inhouden:

Een nieuwe architectuur voor Peppol

1. Centrale SMP-registratie
In plaats van dat elke serviceprovider zijn eigen SMP beheert, zou er één centraal, onafhankelijk SMP-systeem moeten zijn, beheerd door de Peppol Autoriteit van elk land.

Voor Nederland zou dit betekenen:

De Nederlandse Peppol Autoriteit (aangewezen door de overheid of de branche) beheert één centrale SMP
Alle Nederlandse Peppol ID’s staan geregistreerd in dit centrale systeem
Het centrale SMP bevat voor elk Peppol ID een verwijzing naar de huidige serviceprovider

Analoog aan: SIDN die alle .nl domeinen centraal registreert en de DNS-zonefile publiceert.

2. Serviceproviders als “webhostingbedrijven”
Peppol-serviceproviders zouden functioneren zoals webhostingbedrijven:

Ze bieden diensten aan (facturatiesoftware, ondersteuning, integraties)
Ze hebben een Peppol Access Point (vergelijkbaar met een mailserver van een webhoster)
Ze kunnen namens hun klanten Peppol ID’s registreren in het centrale SMP
Ze hebben geen eigendom over de Peppol ID’s van hun klanten

Het transferproces in het nieuwe model

Laten we eens doorlopen hoe een overstap zou werken met deze nieuwe architectuur:

Stap 1: Transfercode aanvragen
Je logt in bij het portal van je huidige Peppol-serviceprovider en vraagt een transfercode aan voor je Peppol ID. Deze wordt automatisch gegenereerd.

Waarom simpel:

Geautomatiseerd proces, geen menselijke tussenkomst nodig
Direct beschikbaar, geen wachttijd
Wettelijk verplicht binnen 24 uur te verstrekken (zoals bij domeinnamen)

Stap 2: Onboarding bij nieuwe provider
Je meldt je aan bij je nieuwe Peppol-serviceprovider en geeft tijdens het onboarding-proces aan dat je een bestaand Peppol ID hebt. Je voert de transfercode in.

Stap 3: Automatische transfer via centraal SMP
De nieuwe provider stuurt de transfercode door naar het centrale SMP-systeem. Het systeem:

Valideert de transfercode
Verifieert dat deze bij het juiste Peppol ID hoort
Verifieert dat de code nog geldig is (niet verlopen, niet al gebruikt)
Werkt de centrale registratie bij: het Peppol ID wordt nu gekoppeld aan de Access Point van de nieuwe provider
Informeert automatisch zowel oude als nieuwe provider

Stap 4: Klaar – geen downtime
Het hele proces is afgerond. Je Peppol ID blijft tijdens de transfer gewoon bereikbaar:

Het centrale SMP wordt atomair bijgewerkt (in één transactie)
Er is geen tijdvenster waarin het Peppol ID niet bereikbaar is
Facturen die tijdens de transfer worden verstuurd, komen gewoon aan

Tijdsduur: 1-24 uur, volledig geautomatiseerd.

De voordelen van dit nieuwe model

Laten we eens kijken wat deze nieuwe architectuur allemaal oploost:

1. Eliminatie van vendor lock-in

Overstappen is net zo makkelijk als bij een domeinnaam
Oude provider kan de transfer niet blokkeren of vertragen
Klanten hebben échte keuzevrijheid

2. Geen downtime tijdens transfer

Het centrale SMP wordt in één keer bijgewerkt
Er is geen gevaarlijk tijdvenster
Facturen blijven gewoon aankomen

3. Snelheid

Transfer binnen 24 uur in plaats van dagen of weken
Geautomatiseerd proces zonder handmatige stappen
Voorspelbare procedure voor iedereen

4. Eerlijke concurrentie

Serviceproviders moeten concurreren op prijs, kwaliteit en service
Innovatieve nieuwkomers krijgen een eerlijke kans
Bestaande spelers kunnen klanten niet kunstmatig vasthouden
De markt wordt dynamischer en efficiënter

5. Transparantie

Duidelijke, uniforme procedures voor iedereen
Geen onduidelijkheid over rechten en verantwoordelijkheden
Bescherming van de eindgebruiker

6. Schaalbaarheid voor de toekomst

Met verplichte e-facturatie in steeds meer landen zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen
Een centraal, geautomatiseerd systeem schaalt veel beter dan gedecentraliseerde SMP’s per provider
Administratieve last bij overstappen blijft beheersbaar

Wat moet er gebeuren voor deze verandering?

Dit is geen kleine aanpassing – het is een fundamentele herziening van hoe Peppol-infrastructuur werkt. Maar het is niet onmogelijk. Hier is wat ervoor nodig is:

1. Draagvlak bij Peppol Autoriteiten
De nationale Peppol Autoriteiten (in Nederland momenteel nog niet formeel aangewezen, maar in de maak) moeten deze visie omarmen. Zij hebben de macht om standaarden en regels te wijzigen.

2. Technische implementatie
Er moet een centraal SMP-systeem worden gebouwd en beheerd. Dit is technisch niet bijzonder complex – het domeinregistratiesysteem is ingewikkelder. De uitdaging zit meer in governance en financiering.

3. Migratie van bestaande registraties
Alle bestaande Peppol ID’s die nu verspreid staan over honderden provider-SMP’s, moeten gemigreerd worden naar het centrale systeem. Dit vraagt:

Een gecoördineerde migratieplanning
Medewerking van alle bestaande serviceproviders
Communicatie naar alle eindgebruikers
Een overgangperiode waarin beide systemen naast elkaar bestaan

4. Wettelijke verankering
Idealiter wordt het recht op transfereerbaarheid wettelijk vastgelegd, net zoals bij telefoonnummers en domeinnamen. Dit zou kunnen in de nationale implementatie van de EU ViDA-richtlijn.

5. Financiering
Het centrale SMP-systeem moet worden gefinancierd. Mogelijke modellen:

Kleine registratiefee per Peppol ID (zoals bij domeinnamen)
Overheidssubsidie (als onderdeel van digitalisering van het bedrijfsleven)
Contributie van aangesloten serviceproviders

Een realistische roadmap

Hoe zou zo’n transitie er in de praktijk uit kunnen zien? Hier is een mogelijke tijdlijn:

2025: Verkenning en draagvlak

Nationale Peppol Autoriteiten starten werkgroep
Overleg met serviceproviders, eindgebruikers, brancheorganisaties
Technische haalbaarheid in kaart brengen
Business case en financieringsmodel ontwikkelen

2026: Pilotfase

Ontwikkeling van het centrale SMP-platform
Pilotproject met een kleine groep vrijwillige serviceproviders
Testen van het transferproces
Verfijnen van procedures

2027: Gefaseerde uitrol

Start migratie van bestaande Peppol ID’s naar centraal systeem
Nieuwe registraties verlopen via het nieuwe systeem
Oude en nieuwe systeem werken parallel (hybride periode)
Communicatiecampagne naar eindgebruikers

2028: Volledige implementatie

Alle bestaande Peppol ID’s gemigreerd
Oude gedecentraliseerde SMP’s uitgefaseerd
Standaard transferprocedure voor iedereen
Wettelijke verankering van rechten en plichten

Dit is ambitieus, maar haalbaar. De domeinnamenindustrie heeft een vergelijkbare transitie doorgemaakt toen het ICANN-systeem werd geïntroduceerd. Het kan, als er voldoende wil is.

Wat kun jij nu doen?

Als ondernemer, integratie specialist, of andere belanghebbende in het Peppol-ecosysteem, kun je bijdragen aan deze verandering:

1. Maak het bespreekbaar

Deel dit artikel met je netwerk
Bespreek het probleem met je huidige serviceprovider
Vraag je branchevereniging om het thema op de agenda te zetten

2. Geef feedback aan Peppol Autoriteiten
Als er in Nederland een formele Peppol Autoriteit wordt aangewezen, laat dan je stem horen. Geef aan dat transfereerbaarheid van Peppol ID’s belangrijk voor je is.

3. Stimuleer best practices
Tot er een structurele oplossing is, kun je wel eisen dat serviceproviders:

Transparante overstapprocedures hanteren
Binnen 5 werkdagen de-registratie uitvoeren
Geen kosten rekenen voor de-registratie
Duidelijke informatie geven over het proces

4. Kies bewust je serviceprovider
Vraag bij het kiezen van een Peppol-serviceprovider expliciet:

“Wat is jullie procedure als ik wil overstappen?”
“Hoelang duurt de-registratie?”
“Rekenen jullie kosten voor de-registratie?”
“Werken jullie mee aan een soepele overdracht?”

Serviceproviders die goede antwoorden geven op deze vragen, verdienen de voorkeur.

Conclusie: De tijd is rijp voor verandering

De ondernemer uit Utrecht die ik aan het begin van dit artikel noemde, had gelijk met zijn frustratie. Het overstappen van Peppol-serviceprovider zou niet zo complex moeten zijn.

We hebben met Peppol een prachtig, internationaal netwerk voor elektronische documentuitwisseling. De technische infrastructuur werkt goed. Maar de manier waarop Peppol ID’s worden beheerd – gedecentraliseerd, met eigenaarschap bij serviceproviders in plaats van bij eindgebruikers – creëert onnodige barrières.

De huidige situatie:

Vendor lock-in
Complex overstapproces
Downtime-risico
Beperkte marktwerking

De gewenste toekomst:

Vrije keuzevrijheid
Simpel, geautomatiseerd overstapproces
Geen downtime
Gezonde concurrentie

De domeinnamenindustrie heeft ons 25 jaar geleden al laten zien hoe het wel kan. Het is tijd dat Peppol deze lessen omarmt. Met de komende golf van verplichte e-facturatie in heel Europa – België in 2026, Frankrijk in 2026, Slovenië in 2027, en EU-breed via ViDA in 2030 – zullen miljoenen bedrijven een Peppol ID krijgen. Laten we nu het fundament leggen voor een systeem dat écht werkt voor eindgebruikers.

Want uiteindelijk gaat het daarom: Peppol is er voor de ondernemers die er dagelijks mee werken. Het moet hen dienen, niet beperken.

Heb je vragen over Peppol, of wil je bijdragen aan het gesprek over deze architectuurverandering? Neem contact op via Peppol.nu. Voor het vergelijken van verschillende Peppol-dienstverleners, bekijk ons overzicht van Peppol-leveranciers.

Veelgestelde vragen

Kan ik nu al mijn Peppol ID meenemen als ik overstap?
Technisch zeker. Als je een Peppol ID is gekoppeld aan jouw bedrijfsnaam is er zelfs geen andere keuze. Echter, het is een complex proces waarbij je afhankelijk bent van de medewerking van je oude en nieuwe serviceprovider. Er is geen gestandaardiseerde procedure en vaak een periode waarin je Peppol ID niet bereikbaar is.

Hoelang duurt het overstappen nu gemiddeld?
Dit varieert sterk per serviceprovider, maar typisch tussen de 3-10 werkdagen. In het slechtste geval kan het weken duren als je oude provider niet meewerkt.

Kan mijn huidige provider weigeren om mijn Peppol ID over te dragen?
Formeel zou je provider moeten meewerken, maar er is geen wettelijke verplichting of duidelijke deadline. Dit geeft providers veel macht.

Wat kost het om mijn Peppol ID over te zetten?
Sommige providers rekenen een administratieve fee (€25-€100), andere doen het gratis. Er is geen standaard.

Waarom heeft Peppol deze architectuur gekozen?
Het huidige model is historisch gegroeid toen Peppol nog klein was. Elke serviceprovider beheerde zijn eigen infrastructuur, inclusief SMP. Toen werd niet voorzien dat dit vendor lock-in zou creëren.

Zijn er landen waar het anders werkt?
De meeste landen hanteren het gedecentraliseerde SMP-model. Er zijn wel initiatieven voor gecentraliseerde alternatieven, maar deze zijn nog niet mainstream.

Wat gebeurt er als mijn oude serviceprovider failliet gaat?
Dit is een van de grootste risico’s van het huidige systeem. Als je provider ophoudt te bestaan, kan je Peppol ID onbereikbaar worden. Er zijn noodprocedures, maar deze zijn niet waterdicht.

Hoe zit het met mijn KvK-uittreksel als identificatie?
Je Peppol ID wordt vaak gebaseerd op je KvK-nummer (schema 0106), maar het Peppol ID zelf en de registratie daarvan in een SMP zijn aparte zaken. Je bent altijd eigenaar van je KvK-nummer, maar niet noodzakelijk van de Peppol-registratie daarvan.

Waar kan ik meer informatie vinden over SMP-technologie?
De technische specificaties zijn beschikbaar via OpenPeppol. Zoek naar “Service Metadata Publisher (SMP) specification” op de Peppol website.

Waar kan ik zoeken of ik al een Peppopl ID heb geregistreerd staan?

Op onze website staat een gebruiksvriendelijke versie van de Peppol Directory, het Peppol Adresboek.

Bestaan er initiatieven die het verhuizen van een Peppol ID vergemakkelijken?

De Nederlandse Peppolautoriteit heeft in samenwerking met OpenPeppol Operating Office een procedure geschreven hoe op het migratieproces volgens hen gemakkelijker kan worden gemaakt. Deze procudure heeft echter geen formele status en het ligt dus aan de bereidwilligheid van de Serviceproviders in Nederland en daarbuiten hoe hiermee wordt omgegaan. Zie voor de Nederlands- en Engelstalige documentatie onderstaande pagina:

https://www.peppolautoriteit.nl/documenten/2023/03/01/procedure-enduser-migratie

Wat kan ik doen om deze verandering te helpen realiseren?

Bespreek het onderwerp met je branchevereniging
Deel dit artikel in je netwerk
Vraag je serviceprovider om een duidelijk overstapbeleid
Laat je stem horen bij toekomstige consultaties over Peppol-governance in Nederland

Bronnen

Peppol Technische Documentatie

Domeinnaam Registratie & SIDN

E-facturatie Verplichtingen Europa

Peppol Autoriteiten

Algemene Informatie

30 oktober 2025/door Justin De Jager

UAE kiest voor het 5-corner model: Hoe het gedecentraliseerde Peppol-systeem internationale handel transformeert

Actualiteiten en Achtergrond, Techniek en Implementatie, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

UAE kiest voor het 5-corner model: Hoe het gedecentraliseerde Peppol-systeem internationale handel transformeert

Op 29 september 2025 maakte het Ministerie van Financiën van de Verenigde Arabische Emiraten (UAE) een historische aankondiging: via Ministeriële Besluiten 243 en 244 van 2025 werd het officiële kader vastgesteld voor verplichte elektronische facturatie in het land. Deze beslissing markeert een keerpunt in de digitalisering van de Golfstaten en positioneert de UAE als voortrekker in de regio na het eerdere e-facturatie mandaat van Saudi-Arabië in december 2021.

Voor Nederlandse bedrijven die actief zijn in de dynamische UAE-markt – van hightech leveranciers aan Dubai’s booming techsector tot logistieke dienstverleners in de drukke havens van Jebel Ali, van bouwbedrijven die betrokken zijn bij infrastructuurprojecten tot consultancy firms die advies geven aan Abu Dhabi’s olie- en gasindustrie – roept deze ontwikkeling belangrijke vragen op: wat betekent dit nieuwe mandaat concreet voor onze onderneming? Vallen wij onder de verplichting? En hoe kunnen we onze handelsrelaties met UAE-partners ook na juli 2026 soepel laten verlopen?

Het opmerkelijke aan de UAE-aanpak is dat het land bewust kiest voor het internationaal erkende Peppol-netwerk, hetzelfde netwerk dat actief is in Singapore en Australië, en momenteel wordt uitgerold in België, Slovenië en andere landen wereldwijd. Dit creëert unieke mogelijkheden voor bedrijven die al geïnvesteerd hebben in Peppol-connectiviteit voor hun internationale markten.

De feiten op een rij

Vanaf 1 juli 2026 start de UAE met een vrijwillig pilotprogramma voor elektronische facturatie, gevolgd door gefaseerde verplichte implementatie vanaf 1 januari 2027. Deze verplichting geldt voor alle business-to-business (B2B) en business-to-government (B2G) transacties in de Verenigde Arabische Emiraten.

Het UAE-systeem onderscheidt zich door zijn adoptie van het Peppol “5-corner model” – officieel bekend als het Decentralized Continuous Transaction Control and Exchange (DCTCE) model. Dit 5-corner model is eerder succesvol geïmplementeerd in Singapore, en dient als inspirerend voorbeeld voor andere landen die het Peppol-netwerk inzetten voor hun e-facturatie mandaten.

De gefaseerde implementatie:

1 juli 2026 – Vrijwillig pilotprogramma:

Bedrijven die aan technische vereisten voldoen kunnen vrijwillig deelnemen
Mogelijkheid om systemen te testen en processen te verfijnen
Geen sancties tijdens pilotfase

1 januari 2027 – Fase 1 (Grote bedrijven):

Verplichting voor ondernemingen met jaaromzet ≥ AED 50 miljoen (circa €12,3 miljoen)
Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 juli 2026
Volledige compliance verplicht

1 juli 2027 – Fase 2 (Kleinere bedrijven):

Verplichting voor ondernemingen met jaaromzet < AED 50 miljoen
Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 maart 2027
Volledige compliance verplicht

1 oktober 2027 – Fase 3 (Overheidsinstanties):

Verplichting voor alle overheidsinstanties
Aanstellen van Accredited Service Provider vóór 31 maart 2027
Volledige compliance verplicht

B2C-transacties: Voorlopig uitgezonderd van e-facturatie verplichting tot nader order

Het Peppol 5-corner model: Wat maakt het uniek?

De UAE heeft bewust gekozen voor het Peppol-gebaseerde 5-corner model, wat fundamenteel verschilt van de gecentraliseerde clearance modellen die sommige andere landen hanteren. Het systeem werkt als volgt:

Corner 1 – Leverancier (Issuer): Het bedrijf dat de factuur uitgeeft

Corner 2 – Accredited Service Provider van leverancier: Valideert de factuurgegevens volgens UAE-specificaties en stuurt de factuur via het Peppol-netwerk

Corner 3 – Accredited Service Provider van afnemer: Ontvangt de factuur en levert deze aan de klant

Corner 4 – Afnemer (Receiver): Het bedrijf dat de factuur ontvangt

Corner 5 – Federal Tax Authority/Ministry of Finance: Ontvangt automatisch rapportage van alle factuurgegevens voor btw-controle en fraudepreventie

Het cruciale verschil: In tegenstelling tot clearance-modellen zoals in Italië of Griekenland, waar facturen eerst door de belastingdienst moeten worden goedgekeurd voordat ze naar de klant gaan, gebeurt in het UAE-systeem de uitwisseling en rapportage parallel. De Accredited Service Provider van de leverancier (Corner 2) valideert de factuur, stuurt deze direct naar de klant via Corner 3, en rapporteert tegelijkertijd aan de Federal Tax Authority (Corner 5). Er is dus geen pre-clearance vereist, wat het proces sneller en efficiënter maakt.

Technische vereisten en Peppol PINT AE

Het UAE-systeem hanteert de Peppol International Invoice (PINT) standaard, specifiek aangepast voor de UAE-markt als PINT AE (Arabian Emirates). Deze standaard garandeert interoperabiliteit met het wereldwijde Peppol-netwerk dat actief is in 65 landen.

Verplichte factuurformaten:

UBL (Universal Business Language) of
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
Beide moeten voldoen aan PINT AE specificaties

Kernvereisten:

Facturen moeten binnen 14 dagen na de belastbare gebeurtenis worden uitgegeven
Elektronische opslag verplicht in de UAE
Gegevens moeten beschikbaar worden gesteld aan autoriteiten
Self-billing toegestaan voor geregistreerde belastingplichtigen
Validatie door Accredited Service Provider voordat factuur wordt verzonden

UAE-specifieke business rules: Bijvoorbeeld: Het btw-registratienummer van de verkoper (TRN) moet een TIN (Tax Identification Number) zijn van precies 10 numerieke cijfers in het formaat 1XXXXXXXXX. De volledige lijst van UAE-specifieke validatieregels zorgt voor consistentie en standaardisatie van alle e-facturen die via het netwerk worden uitgewisseld.

Accredited Service Providers: De verplichte schakel

Een fundamenteel kenmerk van het UAE-systeem is dat alle bedrijven verplicht zijn om gebruik te maken van door de overheid goedgekeurde Accredited Service Providers (ASP’s). Deze providers fungeren als toegangspoort tot het Peppol-netwerk en zijn verantwoordelijk voor:

Validatie van alle factuurgegevens volgens UAE data dictionary
Uitwisseling van facturen via het Peppol-netwerk
Rapportage van belastinggegevens aan de Federal Tax Authority
Archivering van factuurgegevens conform wettelijke vereisten

Kwaliteitseisen voor ASP’s:

ISO/IEC 27001 certificering (informatiebeveiligingsmanagement)
ISO 22301 certificering (business continuity management)
Succesvolle afronding van pre-approval testing
Productie trail run en certificering
Tax data reporting testing

Het Ministerie van Financiën heeft reeds een lijst gepubliceerd met pre-goedgekeurde e-facturatie serviceproviders, waaronder internationale spelers zoals Comarch, Pagero (onderdeel van Thomson Reuters), EDICOM en andere. Deze lijst zal verder worden uitgebreid naarmate meer providers de strenge accreditatiecriteria doorlopen.

Wie valt er wel en niet onder de verplichting?

Een van de meest gestelde vragen door internationale bedrijven is: “Geldt dit nieuwe mandaat ook voor ons?” Het antwoord hangt af van de specifieke situatie van uw bedrijf. Om dit helder te maken, behandelen we drie concrete scenario’s die de verschillende situaties illustreren waarmee internationale handelaren te maken kunnen krijgen. Deze scenario’s helpen u bepalen of uw onderneming onder de UAE e-facturatie verplichting valt, en welke strategische keuzes u kunt maken om uw handelsrelaties met UAE-partners te optimaliseren.

Scenario 1: De Nederlandse exporteur zonder vestiging in UAE

Tech Solutions BV uit Eindhoven levert geavanceerde semiconductor equipment aan Emirates Advanced Industries LLC in Dubai. Tech Solutions heeft geen kantoor, personeel of vaste inrichting in de UAE, maar is wel geregistreerd voor UAE btw-doeleinden voor deze leveringen.

De realiteit: Op basis van de huidige regelgeving en de FAQ’s van het UAE Ministerie van Financiën lijkt het erop dat buitenlandse ondernemingen zonder vestiging in de UAE onder bepaalde voorwaarden buiten het toepassingsgebied van de volledige e-facturatie verplichting kunnen vallen. Het systeem richt zich primair op bedrijven die in de UAE zijn gevestigd.

Maar – en dit is cruciaal: Voor export vanuit de UAE naar buitenlandse afnemers geldt het volgende: als de buitenlandse afnemer al geregistreerd is op het Peppol-netwerk, moet het endpoint (elektronisch adres) van de afnemer worden verstrekt en kan uitwisseling via Peppol plaatsvinden. Als de buitenlandse afnemer niet op Peppol is geregistreerd, wordt een “dummy endpoint” gebruikt. In dat geval vindt de documentuitwisseling niet via het Peppol-netwerk plaats, maar moet de verkoper de factuur buiten het netwerk versturen (bijvoorbeeld via e-mail). De Accredited Service Provider van de verkoper (Corner 2) moet echter wel alle factuurgegevens rapporteren aan de Federal Tax Authority (Corner 5), ook bij export.

Onduidelijkheid voor import: De exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers die aan UAE-bedrijven leveren zijn nog niet volledig uitgekristalliseerd in de gepubliceerde documentatie. Uit de FAQ blijkt wel dat het e-facturatie framework “alle B2B en B2G transacties omvat, ongeacht de btw-registratiestatus van de betrokken entiteiten.”

Het praktische gevolg: Emirates Advanced Industries LLC zal vanaf januari of juli 2027 (afhankelijk van omzet) verplicht zijn om elektronische facturen te ontvangen van hun UAE-leveranciers via het Peppol-netwerk. Voor facturen van Tech Solutions BV – als deze buiten de verplichting valt – zou het UAE-bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moeten onderhouden.

Strategische overweging: Zelfs als Tech Solutions formeel niet verplicht is, kan vrijwillige deelname aan het Peppol-netwerk substantiële voordelen bieden. Nederlandse bedrijven die al Peppol gebruiken voor Belgische of andere Europese klanten kunnen deze infrastructuur direct inzetten voor UAE-handelsrelaties.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met UAE-vestiging

Automotive Solutions GmbH uit Stuttgart heeft een productie-faciliteit in Jebel Ali Free Zone met eigen personeel, magazijnen en assemblagehallen. Vanuit deze UAE-vestiging leveren zij onderdelen aan autofabrikanten en dealers in Dubai, Abu Dhabi en Sharjah.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vestiging in de UAE worden beschouwd als in de UAE gevestigde belastingplichtigen en vallen volledig onder het e-facturatie mandaat. Automotive Solutions GmbH moet vanaf de toepasselijke datum (afhankelijk van omzet) elektronische facturen versturen via een Accredited Service Provider volgens alle UAE-voorschriften.

Het criterium is helder: niet de nationaliteit van het moederbedrijf bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vestiging op UAE-grondgebied die commerciële activiteiten uitvoert.

Praktische implementatie:

Automotive Solutions moet uiterlijk 31 juli 2026 een ASP aanstellen (als omzet ≥ AED 50 miljoen)
Vanaf 1 januari 2027 moeten alle facturen aan UAE-klanten elektronisch via Peppol
Systemen moeten integreren met de gekozen ASP
Alle personeel moet getraind worden in nieuwe processen

Scenario 3: De Britse consultancy zonder vestiging

Advisory Services Ltd uit Londen biedt strategisch advies aan UAE-overheidsinstanties en semi-overheidsbedrijven. Het bedrijf heeft een UAE btw-registratie maar geen fysieke aanwezigheid – consultants vliegen in voor projecten en werken vanaf hotels of klantlocaties.

De realiteit: Geen vestiging in de UAE betekent waarschijnlijk geen volledige e-facturatie verplichting onder het huidige kader. Advisory Services Ltd kan mogelijk blijven factureren zoals gewoonlijk.

Maar: Hun UAE-klanten – vooral overheidsinstanties die vanaf 1 oktober 2027 verplicht zijn – moeten alle facturen van UAE-leveranciers elektronisch ontvangen. Dit creëert een potentiële administratieve mismatch.

De strategische kans: Door vrijwillig toe te treden tot het Peppol-netwerk kan Advisory Services zich onderscheiden van concurrenten en de administratieve last voor hun prestigieuze UAE-klanten verlichten.

Het dubbele administratieprobleem voor UAE-bedrijven

Vergelijkbaar met de situatie in België, Frankrijk en andere landen met e-facturatie mandaten, worden UAE-ondernemingen geconfronteerd met een fundamentele uitdaging: vanaf januari/juli 2027 moeten zij twee verschillende factuurverwerkingskanalen onderhouden.

Kanaal 1: Elektronische facturen via Peppol en Accredited Service Providers voor alle UAE-leveranciers (verplicht vanaf 2027)

Kanaal 2: Traditionele facturen (PDF, papier, e-mail) voor internationale leveranciers zonder vestiging die niet deelnemen aan het systeem

De consequenties:

Dubbele systemen en verhoogde operationele kosten
Twee verschillende workflows voor crediteurenadministratie
Verhoogd risico op verwerkingsfouten en inconsistenties
Complexere reconciliatie met btw-aangiftes
Langere doorlooptijden voor factuurgoedkeuring

Oplossingsrichting: Proactieve communicatie met internationale leveranciers over vrijwillige deelname aan het Peppol-netwerk kan deze administratieve duplicatie voorkomen. Voor leveranciers die al Peppol gebruiken voor andere markten is dit een relatief kleine aanpassing.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

Alle in de UAE gevestigde ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties
Buitenlandse bedrijven met een vestiging in de UAE
Alle overheidsinstanties (vanaf oktober 2027)
Exporteurs vanuit de UAE (rapportageverplichting aan FTA, ook bij gebruik dummy endpoint)

Tijdelijke uitzonderingen:

B2C-transacties (voorlopig uitgezonderd)
Transacties in soevereine hoedanigheid van overheden
Bepaalde luchtvaartdiensten
Vrijgestelde financiële diensten

Onduidelijke status (verdere verduidelijking verwacht):

Exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers zonder vestiging die aan UAE-bedrijven leveren
Specifieke vereisten voor Free Zone entiteiten met verschillende registratiestatussen

De regionale context: UAE volgt Saudi-Arabië

De UAE is niet het eerste land in de Golfstaten met verplichte e-facturatie. Saudi-Arabië implementeerde in december 2021 een vergelijkbaar systeem (bekend als ZATCA e-invoicing of “Fatoora”), dat inmiddels volledig operationeel is in twee fasen:

Fase 1 (december 2021): Generatie en opslag van elektronische facturen Fase 2 (vanaf januari 2023, gefaseerd): Integratie met ZATCA-platform en real-time validatie

Het Saudi-systeem hanteert echter een meer gecentraliseerd clearance-model waarbij alle facturen door de belastingdienst worden gevalideerd voordat ze naar klanten gaan. De UAE kiest bewust voor een gedecentraliseerder Peppol-model, wat meer aansluit bij internationale standaarden en Europese ontwikkelingen.

Andere GCC-landen: Bahrein, Oman, Koeweit en Qatar onderzoeken eveneens e-facturatie mandaten. De UAE-implementatie kan als blauwdruk dienen voor regionale harmonisatie.

De Europese parallel: Waarom Peppol belangrijk is

De UAE-keuze voor Peppol is strategisch veelzeggend en creëert directe synergieën met Europese mandaten:

België: Verplicht Peppol-gebaseerde B2B e-facturatie vanaf januari 2026 Frankrijk: DGFiP is in juli 2025 officieel Peppol Autoriteit geworden, implementatie vanaf september 2026 Slovenië: Peppol expliciet erkend als geldige uitwisselingsmethode vanaf januari 2027 EU-breed (ViDA): Vanaf 2030 verplichte e-facturatie voor intra-community transacties

De convergentie: Bedrijven die investeren in Peppol-connectiviteit voor de UAE-markt bouwen tegelijkertijd infrastructuur die bruikbaar is voor:

Europese B2B-transacties (België, Frankrijk, Slovenië en meer)
Overheidscontracten in alle EU-lidstaten (verplicht sinds 2020)
Toekomstige GCC-mandaten als andere Golfstaten Peppol adopteren
Internationale handel met 65 landen waar Peppol actief is

De business case: Een éénmalige investering in Peppol-connectiviteit opent toegang tot meerdere markten en voldoet aan meerdere compliance-vereisten tegelijkertijd.

Grensoverschrijdende handel: De praktijk

Een uniek aspect van het UAE-systeem is hoe het omgaat met grensoverschrijdende transacties:

Export vanuit UAE naar buitenland:

Als buitenlandse klant al Peppol-geregistreerd is → directe uitwisseling via netwerk
Als buitenlandse klant niet Peppol-geregistreerd is → dummy endpoint, factuur via e-mail
In beide gevallen → verplichte rapportage aan FTA door Corner 2 (ASP van verkoper)

Import in UAE vanuit buitenland:

UAE-afnemer moet systeem hebben om facturen te ontvangen
Als buitenlandse leverancier Peppol heeft → directe uitwisseling mogelijk
Als buitenlandse leverancier geen Peppol heeft → traditionele factuurmethoden (vooralsnog)
Exacte verplichtingen voor buitenlandse leveranciers nog te verduidelijken

Strategische implicatie: Nederlandse bedrijven met bestaande Peppol-infrastructuur kunnen naadloos factureren aan UAE-partners zonder technische barrières. Dit verlaagt transactiekosten met geschatte 60-80% vergeleken met handmatige conversie of EDI-intermediairs.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor UAE-gevestigde bedrijven:

Onmiddellijke acties (nu tot juli 2026):

Beoordeel uw implementatiefase: Bepaal of uw omzet u in Fase 1 (januari 2027) of Fase 2 (juli 2027) plaatst. Bij twijfel over omzetcijfers, bereid u voor op de eerdere datum.
Selecteer een Accredited Service Provider: Bekijk de pre-goedgekeurde lijst van het Ministerie van Financiën. Evalueer providers op:
- Technische integratiemogelijkheden met uw ERP/boekhoudsysteem
- Kosten en pricing-structuur
- Support en service level agreements
- Ervaring met internationale klanten en Peppol-connectiviteit
- Aanvullende diensten (archivering, rapportage, analytics)
Analyseer uw facturatieprocessen: Breng in kaart:
- Hoeveel facturen per maand
- Welke systemen momenteel in gebruik
- Welke integraties nodig zijn
- Hoe uw huidige workflow eruit ziet
Overweeg deelname aan pilot: Als u voldoet aan technische vereisten, biedt vrijwillige deelname vanaf juli 2026 waardevolle testervaring zonder sanctierisico.

Communicatie met internationale leveranciers:

Begin gesprekken met uw buitenlandse leveranciers over de voordelen van vrijwillige Peppol-adoptie:

“Vanaf januari/juli 2027 zijn wij als UAE-bedrijf verplicht om elektronische facturen te gebruiken voor al onze binnenlandse transacties via het Peppol-netwerk. Hoewel u als internationale leverancier mogelijk niet verplicht bent om elektronisch te factureren, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee gescheiden factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, versnelt betalingsverwerking en vermindert administratieve fouten. Vooral als u al Peppol gebruikt voor Europese klanten, is UAE-facturatie een eenvoudige uitbreiding van uw bestaande infrastructuur. Kunnen we bespreken hoe we deze overgang samen kunnen maken?”

Voor internationale leveranciers aan UAE-bedrijven:

Strategische evaluatie:

Beoordeel uw Peppol-status: Gebruikt u al Peppol voor andere markten (België, Frankrijk, EU-overheidscontracten)? Dan is UAE-connectiviteit een relatief kleine uitbreiding.
Evalueer uw UAE-klantportfolio:
- Hoeveel UAE-klanten heeft u?
- Wat is het totale facturatievlume?
- Zijn dit strategische, langetermijnrelaties?
- Wat is de administratieve last van handmatige facturatie?
Bereken de business case:
- Kosten van ASP-connectiviteit en Peppol-toegang
- Besparingen door geautomatiseerde facturatie
- Snellere betalingen door efficiëntere verwerking
- Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers zonder e-facturatie
- Herbruikbaarheid van investering voor andere markten
Plan implementatie:
- Begin vroeg (Q1-Q2 2026) om rush in H2 2026 te vermijden
- Test systemen tijdens UAE pilotfase (juli 2026)
- Train personeel in nieuwe processen
- Communiceer proactief met UAE-klanten

Voor Nederlandse bedrijven specifiek:

Nederland heeft een sterke handelspositie met de UAE. De bilaterale handel bedroeg in 2024 meer dan €7 miljard, met Nederlandse export van hightech producten, landbouwproducten, chemicaliën en diensten. Belangrijke sectoren:

Technologie: ASML, Philips, TomTom en andere techbedrijven
Logistiek: APM Terminals (Rotterdam-Jebel Ali connectie), forwarding bedrijven
Agri-food: Export van zuivel, bloemen, groenten via Dubai als hub
Consultancy: Adviesbureaus actief in olie & gas, infrastructuur, duurzaamheid

Voor deze bedrijven biedt Peppol-connectiviteit niet alleen compliance voor UAE, maar ook voorbereiding op:

Belgisch mandaat (januari 2026)
Frans mandaat (september 2026)
EU-brede ViDA-vereisten (2030)

Voor softwareleveranciers en ERP-aanbieders:

Integratie-vereisten:

Zorg dat uw oplossingen:

Ondersteuning bieden voor PINT AE formaat (UBL of CII)
API-connectiviteit hebben met meerdere Accredited Service Providers
Valideren volgens UAE business rules en data dictionary
Rapportagefunctionaliteit bieden voor management en compliance
Multi-country support (UAE + Europa) voor internationale klanten

Tijdlijn en kritieke momenten

Oktober 2024 – heden:

Wetgeving goedgekeurd (Decree-Law 16 en 17 van 2024)
Ministeriële Besluiten 243 en 244 gepubliceerd (29 september 2025)
Lijst van pre-goedgekeurde ASP’s beschikbaar
Consultatie en FAQ’s lopend

Q1-Q2 2026:

Verdere verduidelijking regelgeving verwacht
Bedrijven selecteren ASP’s
Systeemintegraties worden voorbereid
Training van personeel

1 juli 2026:

Start vrijwillig pilotprogramma
Bedrijven kunnen beginnen met testen
Geen sancties tijdens pilotfase

31 juli 2026:

Deadline: Grote bedrijven (≥ AED 50 miljoen) moeten ASP hebben aangesteld

1 januari 2027:

Go-live Fase 1: Compliance verplicht voor grote bedrijven
Sancties van toepassing bij non-compliance

31 maart 2027:

Deadline: Kleinere bedrijven en overheidsinstanties moeten ASP hebben aangesteld

1 juli 2027:

Go-live Fase 2: Compliance verplicht voor kleinere bedrijven

1 oktober 2027:

Go-live Fase 3: Compliance verplicht voor overheidsinstanties

Opslag- en archiveringsverplichtingen

Een belangrijk aspect dat internationale bedrijven niet over het hoofd mogen zien:

Verplichte opslag in UAE: Elektronische facturen en gerelateerde documenten moeten worden opgeslagen binnen de UAE en beschikbaar worden gesteld aan:

Federal Tax Authority
Buitenlandse autoriteiten onder bilaterale belastingverdragen
Auditors tijdens controles

Bewaartermijn: Hoewel de specifieke bewaartermijn nog moet worden gespecificeerd in aanvullende regelgeving, hanteert de UAE doorgaans een minimale bewaartermijn van 5 jaar voor btw-gerelateerde documenten.

Praktische implicatie: Bedrijven moeten ervoor zorgen dat hun gekozen ASP voldoende opslagcapaciteit biedt en data-residency vereisten respecteert.

Van administratieve last naar competitief voordeel

Voor UAE-bedrijven:

Begin vandaag met concrete voorbereidingen. De tijd tussen nu en januari/juli 2027 lijkt misschien lang, maar de selectie van een ASP, systeemintegratie, testing en training vergen substantiële tijd. Vroege adopters tijdens de pilotfase (juli 2026) hebben een aanzienlijk voordeel: zij kunnen kinderziektes oplossen voordat compliance verplicht wordt.

Voor internationale leveranciers:

Zie het UAE e-facturatie mandaat niet als bureaucratische last, maar als kans voor digitale transformatie en versterking van handelsrelaties. Door nu te investeren in Peppol-connectiviteit:

Versterk je relaties met UAE-klanten door administratieve efficiëntie
Bereid je voor op parallelle Europese mandaten (België, Frankrijk, EU-breed)
Verlaag transactiekosten met 60-80% door automatisering
Creëer een concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven

Voor beide partijen:

De UAE-keuze voor Peppol is geen toevalligheid – het is een strategische aansluiting bij wereldwijde digitalisering van handel. Bedrijven die nu actie ondernemen, bouwen niet alleen compliance maar ook competitieve voordelen die jarenlang waarde opleveren in een steeds meer digitaal geïntegreerde wereldeconomie.

Door samen te werken aan e-facturatie implementatie – zelfs wanneer dit niet wettelijk verplicht is – creëren UAE-bedrijven en hun internationale partners een efficiënter, transparanter en toekomstbestendig handelssysteem dat past bij de ambitie van de UAE om een toonaangevend internationaal zakelijk knooppunt te blijven.

Voor meer informatie over Peppol-connectiviteit en het vinden van de juiste dienstverlener voor uw situatie, bezoek Peppol.nu en bekijk het overzicht van Peppol-leveranciers. Voor specialistische ondersteuning bij internationale e-facturatie strategieën kunt u contact opnemen met Solventis.

Bronnen

Voor actuele ontwikkelingen rond e-facturatie in de Golfstaten en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde platforms en consultancy netwerken.

3 oktober 2025/door Justin De Jager

Taiwan wordt eerste Aziatische economie met Peppol-gebaseerd e-factuur loterij systeem

Nederlands

Grensoverschrijdende handelskosten dalen 80% door digitale integratie – Uniek lotterijmechanisme stimuleert compliance sinds 2021

Taiwan heeft op 22 september 2025 geschiedenis geschreven door als eerste grote Aziatische economie toe te treden tot het internationale Peppol-netwerk voor elektronische documentuitwisseling. De Taiwanese Ministry of Digital Affairs (moda) sluit hiermee het bestaande Government Uniform Invoice (GUI) systeem aan op de wereldwijde standaard, waarmee directe e-facturatie mogelijk wordt tussen Taiwanese en Europese bedrijven zonder tussenkomst van dure intermediairs.

De timing is strategisch. Terwijl Europese landen zoals België, Frankrijk en Griekenland hun verplichte B2B e-facturatie mandaten pas in 2026 implementeren, beschikt Taiwan al sinds januari 2021 over een volledig operationeel systeem. Met de Peppol-integratie kunnen Nederlandse exporteurs naar Taiwan nu grensoverschrijdende transactiekosten verlagen met geschatte percentages van 60-80% door geautomatiseerde documentuitwisseling.

Het Taiwanese systeem onderscheidt zich door een wereldwijd unicum: een geïntegreerd lotterijmechanisme waarbij consumenten elke twee maanden kans maken op prijzen tot TWD 10 miljoen (ongeveer €305.000). Dit heeft geleid tot een organische compliance-cultuur waarbij zelfs kleine aankopen nauwkeurig worden geregistreerd via mobiele apps die automatisch deelnemen aan de verloting.

Duaal systeem: MIG voor binnenlands, Peppol voor internationaal

Taiwan hanteert een hybride architectuur die binnenlandse en internationale transacties onderscheidt. Voor lokale B2B en B2C transacties blijft het Message Implementation Guideline (MIG) formaat verplicht, terwijl grensoverschrijdende handel via Peppol BIS Billing 3.0 verloopt.

Het MIG-formaat vereist strikte naleving van XML-specificaties die direct integreren met het centrale platform van de National Taxation Bureau. Versie 4.0, verplicht vanaf 31 december 2025, introduceert verbeterde datavalidatie en uitgebreide veldspecificaties die internationale standaarden benaderen zonder deze volledig te implementeren.

Voor Nederlandse bedrijven betekent dit praktisch dat transacties met Taiwanese partners via bestaande Peppol Access Points kunnen verlopen, terwijl lokale vestigingen in Taiwan aanvullende MIG-compliance moeten waarborgen. Deze dualiteit vereist zorgvuldige systeemarchitectuur bij bedrijven die zowel lokaal als internationaal opereren.

Striktere deadlines dan Europese mandaten

Taiwan’s compliance-eisen overtreffen de meeste Europese systemen in strengheid. Transmissietermijnen zijn nauwkeurig gedefinieerd en universeel toepasselijk zonder omzetdrempels:

B2C transacties: Facturen moeten binnen 48 uur naar de National Taxation Bureau worden verzonden (verlengd naar 2 dagen per 1 januari 2025)

B2B transacties: Maximaal 7 dagen transmissietijd toegestaan

Tweemaandelijkse cyclus: Factuurnummers moeten vóór elke periode worden aangevraagd bij de overheid

Archivering: Digitale bewaring verplicht voor minimaal 5 jaar

Het sanctieregime hanteert boetes tot TWD 15.000 (circa €460) per overtreding, met verhoogde straffen bij herhaaldelijke non-compliance. Deze universele toepassing zonder uitzonderingen voor kleine bedrijven contrasteert scherp met gefaseerde Europese implementaties die vaak beginnen bij grote ondernemingen.

Het loterij-effect: Culturele innovatie in tax compliance

Taiwan’s integratie van een staatsloterij in het factureringssysteem vormt een unieke case study in gedragseconomie en belastingnaleving. Sinds de introductie in 1951 heeft dit mechanisme een diepe culturele impact gehad op hoe Taiwanezen omgaan met administratieve verplichtingen.

Het systeem werkt eenvoudig maar effectief: elke GUI-factuur ontvangt een uniek 8-cijferig nummer dat automatisch deelneemt aan tweemaandelijkse verlotingen. Prijzen variëren van TWD 200 basisvergoeding tot de hoofdprijs van TWD 10 miljoen. Deze gamificatie van compliance heeft geleid tot wijdverbreide adoptie van mobiele apps waarmee consumenten hun digitale facturen verzamelen en automatisch laten controleren op winsten.

Voor retailers betekent dit dat consumenten actief om facturen vragen, wat historisch gezien een uitdaging vormde bij belastinginning. Het mechanisme heeft zo een natuurlijke sociale controle gecreëerd waarbij niet-factureren direct opvalt en wordt ontmoedigd door consumenten zelf.

Europese beleidsmakers bestuderen dit model met interesse, hoewel juridische en culturele verschillen directe implementatie complex maken. De Taiwanese aanpak toont wel aan dat positieve incentives effectiever kunnen zijn dan alleen sanctiedreiging.

Vergelijking met European e-facturatie mandaten

Taiwan’s systeem biedt interessante vergelijkingspunten met verschillende Europese benaderingen die in 2026-2027 van kracht worden.

Versus België: Waar België kiest voor een volledig gedecentraliseerd Peppol 4-corner model met vrije serviceprovider-keuze, hanteert Taiwan centralisatie via één overheidsgeconfigureerd platform. België biedt meer marktcompetitie, Taiwan meer gestandaardiseerde processen.

Versus Frankrijk: Het Franse PPF/PDP-model met bijna 100 gecertificeerde platforms contrasteert met Taiwan’s single-gateway aanpak. Frankrijk geeft bedrijven keuzevrijheid, Taiwan garandeert uniformiteit maar beperkt flexibiliteit.

Versus Griekenland: Beide landen hanteren clearance-modellen waarbij de overheid facturen valideert voordat ze naar de eindklant gaan. Griekenland’s myDATA platform vertoont architecturele overeenkomsten met Taiwan’s GUI-systeem, zij het met verschillende technische specificaties.

Binnenlandse compliance versus internationale handel: Waarom Peppol ná 100% adoptie?

Taiwan bereikte 100% compliance binnen 18 maanden na volledige verplichting in 2021, wat betekent dat medio 2022 tot begin 2023 alle Taiwanese bedrijven digitaal factureerden via het centrale MIG-systeem. Deze indrukwekkende adoptiegraad betrof echter uitsluitend binnenlandse transacties binnen Taiwan’s gesloten ecosysteem.

Het cruciale onderscheid is dat het MIG-systeem en Peppol-integratie twee fundamenteel verschillende problemen oplossen:

MIG-systeem (2021-2023): Lost binnenlandse compliance op. Taiwanese bedrijven kunnen aan elkaar factureren via het centrale overheidsplatform met geïntegreerde belastingverwerking en loterijfunctionaliteit. Dit systeem communiceert niet met internationale standaarden.

Peppol-integratie (september 2025): Lost grensoverschrijdende handel op. Vóór Peppol moesten facturen tussen Taiwan en Europa handmatig worden geconverteerd of via kostbare EDI-intermediairs lopen, wat transactiekosten verhoogde met 60-80%. Nu kunnen Taiwanese bedrijven direct communiceren met Europese Peppol Access Points.

De strategische waarde van Peppol voor Taiwan is drieledig. Ten eerste biedt het internationale interoperabiliteit waardoor Taiwanese exporteurs en importeurs naadloos kunnen factureren met Europese handelspartners zonder technische barrières. Ten tweede positioneert de timing Taiwan als early adopter: met België’s mandaat in januari 2026, Frankrijk in september 2026, en toekomstige EU-brede ViDA-vereisten vanaf 2030 wordt Peppol dé mondiale standaard voor B2B-facturatie. Ten derde realiseren bedrijven die handel drijven met Taiwan concrete kostenbesparingen van 60-80% door geautomatiseerde documentuitwisseling.

Europese landen anticiperen langere transitieperiodes van 2-4 jaar door grotere aantallen bedrijven en complexere multi-nationale structuren. Taiwan’s snelle binnenlandse implementatie gecombineerd met proactieve internationale aansluiting demonstreert een zeldzame combinatie van interne discipline en externe openheid.

Recente wijzigingen en aankomende deadlines

Nederlandse bedrijven die actief zijn in Taiwan moeten zich bewust zijn van zowel recente veranderingen als toekomstige systeemwijzigingen.

Al van kracht (sinds 1 januari 2025)

Nieuwe boete-structuur: Verhoogde sancties voor late transmissie zijn per 1 januari 2025 ingevoerd. Het sanctieregime hanteert nu boetes tot TWD 15.000 (circa €460) per overtreding, met progressief verzwaarde straffen bij herhaaldelijke non-compliance.

B2C transmissietijd-aanpassing: De berekening voor B2C-facturatie is gewijzigd van 48 uur naar 2 kalenderdagen. Deze schijnbaar kleine aanpassing heeft praktische gevolgen voor systemen die rond weekenden en feestdagen opereren.

Aankomende verplichtingen

31 december 2025 – MIG 4.0 upgrade: Verplichte upgrade naar MIG 4.0 XML-specificaties. Systemen die na deze datum op oudere versies draaien worden afgewezen door het centrale platform. Deze versie introduceert verbeterde datavalidatie en uitgebreide veldspecificaties die internationale standaarden benaderen.

Doorlopend – Factuurnummer-aanvraagcycli: Tweemaandelijkse factuurnummer-aanvraagcycli blijven bestaan. Bedrijven moeten administratieve processen inrichten die deze frequente overheidscommunicatie accommoderen, waarbij aanvraagmomenten samenvallen met de loterijperiodes.

Toekomstige ontwikkeling (2027-2028)

Taiwan’s Ministry of Digital Affairs heeft aangekondigd verdere internationale standaardisatie na te streven. Waarschijnlijke alignering met EN 16931 (de Europese semantische factuurstandaard) kan over 2-3 jaar volgen, parallel aan de EU’s ViDA-implementatie. Deze convergentie zou de technische kloof tussen MIG en Peppol verder verkleinen.

Nederlandse handelscontext en kansen

De Nederlands-Taiwanese handelsrelatie, hoewel kleiner dan verbindingen met China of Japan, vertoont sterke groei in hoogwaardige technologiesectoren. ASML’s dominante positie in semiconductor equipment, Nederlandse agritech-exporteurs, en groeiende samenwerking in duurzame energieoplossingen creëren substantiële facturatie-volumes.

De Peppol-integratie elimineert technische barrières die voorheen handmatige documentconversie vereisten. Nederlandse bedrijven met bestaande Peppol-connectiviteit voor EU-transacties kunnen dezelfde infrastructuur nu uitbreiden naar Taiwan zonder significante technische investeringen.

Voor bedrijven zonder Peppol-connectiviteit biedt de Taiwanese kans een strategisch moment om te investeren. Met België’s mandaat in januari 2026, Frankrijk’s implementatie in september 2026, en aankomende EU-brede ViDA-vereisten vanaf 2030, wordt Peppol-toegang steeds meer een basisbehoefte voor internationale handel.

Voor Nederlandse bedrijven die ondersteuning nodig hebben bij internationale e-facturatie strategieën biedt Solventis specialistische begeleiding. Het vergelijken van verschillende Peppol-dienstverleners en het vinden van de meest kosteneffectieve oplossing kan via het overzicht op Peppol.nu.

Bronnen

30 september 2025/door Justin De Jager

Frankrijk heeft nu een Peppol Autoriteit: Wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?

Actualiteiten en Achtergrond, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

Frankrijk heeft nu een Peppol Autoriteit: Wat zijn de gevolgen voor uw bedrijf?

Het is inmiddels 2,5 maand geleden sinds 8 juli 2025, toen Frankrijk een belangrijke mijlpaal bereikte in de digitalisering van haar belastingsysteem. Het Franse Ministerie van Financiën (Direction Générale des Finances Publiques – DGFiP) werd officieel aangesteld als de Franse Peppol Autoriteit door OpenPeppol. Deze stap markeert een historisch moment: Frankrijk sluit zich aan bij 23 andere landen met een Peppol Autoriteit en bevestigt daarmee haar commitment aan gestandaardiseerde, internationale e-facturatie.

Voor Nederlandse bedrijven die zaken doen met Franse partners, maar ook voor Duitse, Belgische en andere Europese ondernemingen met Franse klanten, is deze ontwikkeling meer dan een administratieve formaliteit. Het is het sluitstuk van een decennialange reis richting digitalisering, en het startpunt van fundamentele veranderingen in hoe bedrijven met Frankrijk zakendoen.

Van papier naar digitaal: De Franse e-facturatie reis

De jaren 2010: Het begin van een digitale transformatie

De Franse reis naar verplichte e-facturatie begon eigenlijk al in 2012, toen de overheid elektronische facturatie verplicht stelde voor alle publieke sector contracten. Het was een eerste, bescheiden stap in een veel grotere transformatie.

In 2016 versnelde het tempo. Frankrijk verplichtte alle bedrijven met meer dan 5.000 medewerkers om elektronisch te factureren aan de overheid. Een jaar later, in 2017, werd deze verplichting uitgebreid naar bedrijven met meer dan 250 werknemers. Parallel hieraan werd Chorus Pro gelanceerd – het centrale platform dat het hart zou worden van de Franse e-facturatie infrastructuur.

2017-2020: Chorus Pro wordt volwassen

Chorus Pro groeide tussen 2017 en januari 2020 gefaseerd uit tot het verplichte platform voor alle Business-to-Government (B2G) transacties. Vanaf januari 2020 moesten alle leveranciers aan de publieke sector, ongeacht hun grootte, elektronische facturen versturen via dit platform.

Het succes was indrukwekkend: in 2023 verwerkte Chorus Pro meer dan 78 miljoen facturen van ongeveer 910.000 leveranciers naar ruim 160.000 publieke entiteiten. De infrastructuur werkte, de processen waren verfijnd, en Frankrijk had bewezen dat grootschalige e-facturatie mogelijk was.

2020-2022: De ambitie groeit

In 2020 introduceerde de Finance Act het principe van verplichte e-facturatie voor Business-to-Business (B2B) transacties. Het was een duidelijke intentie: wat voor de overheid werkte, moest ook tussen bedrijven onderling kunnen.

De Finance Law van 2022 maakte deze ambitie concreet met gefaseerde implementatiedata vanaf 2024. Aanvankelijk zou het mandaat in juli 2024 van start gaan, maar de complexiteit van het project vereiste meer voorbereidingstijd.

2024-2025: Koerswijzigingen en pragmatisme

In oktober 2024 volgde een belangrijke koerswijziging. De Franse autoriteiten besloten dat het Portail Public de Facturation (PPF) – oorspronkelijk bedoeld als gratis centraal platform voor alle B2B-facturen – een beperktere rol zou krijgen. Het PPF zou zich voortaan focussen op het beheren van een bedrijvendirectory en fungeren als data hub naar DGFiP, maar niet langer als centraal uitwisselingsplatform.

Dit betekende een fundamentele verschuiving: van een hybride “Y-model” (keuze tussen PPF of gecertificeerde dienstverleners) naar een gedecentraliseerd “5-corner model” waarbij alle bedrijven verplicht worden een gecertificeerde Partner Dematerialisation Platform (PDP) te gebruiken.

En toen, op 8 juli 2025, kwam de bevestiging waar de internationale e-facturatie gemeenschap op wachtte: DGFiP werd officieel de Franse Peppol Autoriteit.

De mijlpaal van 8 juli 2025: Wat betekent de Peppol Autoriteit?

Als nationale Peppol Autoriteit is DGFiP nu verantwoordelijk voor het bevorderen, implementeren en toezicht houden op het gebruik van Peppol standaarden en infrastructuur in Frankrijk. De autoriteit stelt Peppol Authority Specific Requirements (PASR) vast voor gecertificeerde dienstverleners die in Frankrijk opereren.

Deze stap volgde op een succesvolle Proof of Concept in de eerste helft van 2025, waarbij OpenPeppol en Franse autoriteiten de uitwisseling van e-facturen en berichten demonstreerden. Een productie-klare versie wordt verwacht in januari 2026, enkele maanden vóór het verplichte B2B-mandaat.

De strategische betekenis:

Internationale interoperabiliteit: Franse bedrijven kunnen nu gebruik maken van het wereldwijde Peppol-netwerk dat actief is in 65 landen
Aansluiting bij Europese digitalisering: Frankrijk positioneert zich vooruitlopend op de EU-brede ViDA-vereisten vanaf 2030
Gestandaardiseerde processen: Peppol-certificering garandeert dat dienstverleners voldoen aan internationale kwaliteits- en beveiligingsstandaarden

Chorus Pro blijft centraal voor B2G: Voor leveranciers aan de overheid blijft Chorus Pro het platform. Het fungeert als Peppol Access Point voor alle publieke sector facturen, zodat bedrijven hun bestaande Peppol-connectiviteit kunnen gebruiken voor overheidscontracten.

Het B2B-mandaat van september 2026: De details

Gefaseerde implementatie

1 september 2026 – Fase 1:

Alle Franse bedrijven moeten elektronische facturen kunnen ontvangen
Grote en middelgrote bedrijven (>250 werknemers EN omzet >€50 miljoen OF balans >€43 miljoen) moeten elektronische facturen kunnen verzenden
E-reporting verplichting voor B2C transacties en grensoverschrijdende handel

1 september 2027 – Fase 2:

Alle overige bedrijven (kleine en micro-ondernemingen) moeten elektronische facturen kunnen verzenden
Volledige implementatie voor alle 4+ miljoen Franse bedrijven

Mogelijke verlenging: Beide deadlines kunnen met drie maanden worden verlengd (tot december 2026 respectievelijk december 2027) indien nodig.

Technische vereisten

Toegestane formaten:

UBL (Universal Business Language) 2.1
UN/CEFACT CII (Cross Industry Invoice)
Factur-X (Frans-Duitse hybride standaard)

Overgangsregeling: Tot december 2027 mogen bedrijven hun facturen in PDF-formaat indienen bij PDP’s, die deze dan moeten converteren naar gestructureerde formaten.

Verplichte certificering: Alle bedrijven moeten gebruikmaken van gecertificeerde Partner Dematerialisation Platforms (PDP’s) voor het verzenden en ontvangen van facturen. Er zijn momenteel bijna 100 gecertificeerde platforms beschikbaar.

Sanctieregime

Voor belastingplichtigen:

€15 per ontbrekende factuur
Maximum van €15.000 per jaar

Voor gecertificeerde platforms:

€15 per ontbrekende factuur
Maximum van €45.000 per jaar

Implementatie: Het sanctieregime wordt afgedwongen vanaf 1 januari 2027.

Wat betekent dit voor Franse bedrijven?

Franse ondernemingen staan voor een fundamentele verandering in hoe ze factureren. De impact is aanzienlijk:

Verplichte systeemaanpassingen:

Keuze maken uit bijna 100 gecertificeerde PDP’s
Integratie van bestaande ERP- en boekhoudsystemen
Training van personeel in nieuwe processen
Registratie in de centrale PPF-directory (reeds 8.000 bedrijven geregistreerd per juli 2025)

Voordelen op langere termijn:

Reductie van administratieve lasten (gemiddeld €9 besparing per factuur)
Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
Vooraf ingevulde btw-aangiftes door real-time datatransmissie
Betere cashflow management
Verminderd risico op btw-fraude

Voorbereidingsstappen:

Nu tot februari 2026: Pilottesten beginnen, bedrijven kunnen systemen testen
Voor september 2026: Alle bedrijven moeten een gecertificeerde PDP hebben geselecteerd
September 2026: Hard launch voor grote bedrijven
September 2027: Volledige compliance voor alle bedrijven

Scenario’s voor internationale handelspartners

Scenario 1: De Nederlandse leverancier zonder vestiging in Frankrijk

TechSolutions BV uit Amsterdam levert software aan Société Française Technologies in Lyon. TechSolutions heeft geen kantoor, personeel of vaste inrichting in Frankrijk, maar wel een Franse btw-registratie voor deze leveringen.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen zonder vaste inrichting in Frankrijk vallen niet onder de e-facturatie verplichting. TechSolutions hoeft géén elektronische facturen te versturen volgens het Franse mandaat.

Maar: Er geldt wél een e-reporting verplichting voor grensoverschrijdende transacties. TechSolutions moet transactiegegevens (bedragen, btw-informatie) rapporteren aan de Franse belastingdienst via een gecertificeerd platform.

En: Société Française Technologies is vanaf september 2026 verplicht om elektronische facturen te ontvangen van al hun Franse leveranciers. Dit betekent dat het Franse bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moet onderhouden – traditionele facturen van buitenlandse partners en e-facturen van Franse leveranciers.

Belangrijk: De e-reporting verplichtingen voor buitenlandse bedrijven zonder vestiging zijn uitgesteld tot september 2027, wat meer voorbereidingstijd biedt.

Scenario 2: De Duitse onderneming met Franse vestiging

Automotive GmbH uit Stuttgart heeft een productie-faciliteit in Toulouse met eigen personeel, magazijnen en kantoorruimte. Vanuit deze Franse vestiging leveren zij onderdelen aan Franse automobielproducenten.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vaste inrichting in Frankrijk worden beschouwd als “gevestigde belastingplichtigen” en vallen volledig onder het e-facturatie mandaat. Automotive GmbH moet vanaf de toepasselijke datum (afhankelijk van bedrijfsgrootte) elektronische facturen versturen via een gecertificeerde PDP en voldoen aan alle Franse e-facturatie voorschriften.

Het criterium is duidelijk: niet de nationaliteit bepaalt de verplichting, maar de aanwezigheid van een vaste inrichting op Frans grondgebied.

Scenario 3: De Belgische consultancy zonder vestiging

Advisory Services BVBA uit Brussel biedt strategisch advies aan Franse bedrijven. Het bedrijf heeft een Franse btw-registratie maar geen fysieke aanwezigheid in Frankrijk.

De realiteit: Geen vaste inrichting betekent geen volledige e-facturatie verplichting, maar wel e-reporting voor grensoverschrijdende transacties (uitgesteld tot september 2027).

Het gevolg: Franse klanten van Advisory Services moeten vanaf september 2026 twee parallelle factuurverwerkingssystemen hanteren – e-facturen van Franse leveranciers en traditionele facturen van internationale partners.

Het dubbele administratieprobleem en de strategische oplossing

Franse bedrijven worden geconfronteerd met een fundamentele uitdaging: vanaf september 2026 moeten ze twee verschillende factuurverwerkingskanalen onderhouden:

Kanaal 1: Elektronische facturen via gecertificeerde PDP’s voor alle Franse leveranciers Kanaal 2: Traditionele facturen (PDF, papier) voor internationale leveranciers zonder vaste inrichting

Dit leidt tot:

Dubbele systemen en hogere operationele kosten
Verhoogd risico op verwerkingsfouten
Complexere administratieve processen
Langere doorlooptijden voor facturatieverwerking

De strategische oplossing: Vrijwillige adoptie door internationale partners

Hoewel internationale leveranciers zonder Franse vestiging niet verplicht zijn elektronisch te factureren, kunnen zij strategische voordelen behalen door dit wél te doen:

Voordelen voor de internationale leverancier:

Sterkere relaties met Franse klanten door administratieve efficiëntie
Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven factureren
Voorbereiding op toekomstige EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA (2030)
Eenmalige investering die ook bruikbaar is voor andere Europese markten via Peppol

Voordelen voor de Franse klant:

Eén uniform factuurverwerkingskanaal in plaats van twee
Volledig geautomatiseerde verwerking van alle facturen
Lagere administratieve kosten
Minder foutgevoelig
Betere cashflow management

Peppol als internationale brug

De aanstelling van DGFiP als Peppol Autoriteit creëert unieke kansen voor internationale handelsverhoudingen. Bedrijven die al Peppol gebruiken voor andere Europese markten of voor B2G-transacties kunnen deze infrastructuur nu ook inzetten voor Franse B2B-klanten.

Waar Peppol al gebruikt wordt:

B2G-transacties met Franse overheidsinstanties (via Chorus Pro)
Belgische B2B-transacties (Belgisch mandaat vanaf januari 2026)
Sloveense B2B-transacties (Sloveens mandaat vanaf januari 2027)
Overheidscontracten in alle EU-lidstaten (verplicht sinds 2020)

De convergentie: Tegen 2030, wanneer de EU-brede ViDA-regelgeving van kracht wordt voor intra-community transacties, zullen bedrijven met bestaande Peppol-connectiviteit een aanzienlijke voorsprong hebben.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

Alle in Frankrijk gevestigde btw-plichtige ondernemingen voor binnenlandse B2B-transacties
Buitenlandse bedrijven met een vaste inrichting in Frankrijk
Alle bedrijven voor het ontvangen van e-facturen (vanaf september 2026)

Uitzonderingen op e-facturatie verplichting:

Niet in Frankrijk gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting
Business-to-Consumer (B2C) transacties (geen e-facturatie verplichting, alleen e-reporting)
Bepaalde vrijgestelde transacties
OSS/IOSS transacties

E-reporting verplichting geldt wél voor:

Buitenlandse bedrijven zonder vaste inrichting voor grensoverschrijdende transacties (vanaf september 2027)
B2C-transacties door Franse bedrijven (vanaf september 2026/2027)
Cross-border transacties

Praktisch advies voor alle stakeholders

Voor Franse bedrijven:

Immediate acties:

Selecteer nu een gecertificeerde PDP: Met bijna 100 opties is zorgvuldige evaluatie essentieel. Overweeg factoren als kosten, functionaliteit, integratiemogelijkheden en support.
Registreer in de PPF-directory: Registratie is verplicht voor deelname aan het e-facturatie ecosysteem.
Start gesprekken met internationale leveranciers: Communiceer proactief over de voordelen van vrijwillige e-facturatie adoptie.

Voorbeeld communicatie naar internationale leveranciers:

“Vanaf september 2026 zijn wij als Frans bedrijf verplicht om elektronische facturen te gebruiken voor al onze binnenlandse transacties via gecertificeerde platforms. Hoewel u als internationale leverancier niet wettelijk verplicht bent om elektronisch te factureren, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren en versnellen. Het voorkomt dat wij twee gescheiden factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, wat leidt tot snellere betalingsverwerking en minder administratieve fouten voor beide partijen. We willen u graag ondersteunen bij de overstap – kunt u overwegen om via een Peppol-gecertificeerde dienstverlener elektronisch te gaan factureren?”

Test systemen tijdens pilotfase: Gebruik de periode tot september 2026 voor uitgebreid testen en training.

Voor internationale leveranciers aan Franse bedrijven:

Overweeg strategische implementatie:

Hoewel niet verplicht tot september 2027 (alleen e-reporting), biedt proactieve implementatie van volledige e-facturatie concurrentievoordelen:

Evalueer bestaande Peppol-connectiviteit: Gebruik je al Peppol voor andere markten? Dan is Franse B2B-facturatie een relatief eenvoudige uitbreiding.
Kies een internationale PDP: Selecteer een dienstverlener die gecertificeerd is in meerdere Europese landen, zodat één investering meerdere markten bedient.
Plan implementatie voor 2026: Door vóór het Franse mandaat te implementeren, toon je commitment aan je Franse klanten en vermijd je de rush in 2026-2027.
Communiceer proactief: Laat Franse klanten weten dat je bereid bent om elektronisch te factureren – dit kan een verkoopargument worden.

Voor softwareleveranciers en ERP-aanbieders:

Integratie is cruciaal: Zorg dat uw oplossingen:

Connectiviteit bieden met meerdere gecertificeerde PDP’s
Ondersteuning bieden voor UBL, CII en Factur-X formaten
API-integraties hebben voor real-time datauitwisseling
Gebruiksvriendelijk zijn voor bedrijven van alle groottes

Europese context en ViDA

Het Franse e-facturatie mandaat past in een bredere Europese beweging richting digitalisering. De VAT in the Digital Age (ViDA) richtlijn, definitief goedgekeurd in maart 2025, voorziet in EU-brede verplichte e-facturatie voor intra-community transacties vanaf 2030.

De Franse voorsprong: Door nu te investeren in Franse compliance, positioneren bedrijven zich gunstig voor:

EU-brede vereisten in 2030
Andere nationale mandaten (België januari 2026, Slovenië januari 2027, Griekenland februari 2026)
Internationale harmonisatie van facturatieprocessen

De convergentie naar Peppol: Met steeds meer landen die Peppol omarmen als standaard voor e-facturatie, wordt één internationale connectiviteit de sleutel tot Europese compliance.

Tijdlijn en kritieke momenten

Nu – December 2025:

Bedrijven selecteren PDP’s en registreren in directory
Systeemintegraties worden voorbereid
Personeel krijgt training

Februari 2026:

Start pilottesten met gecertificeerde platforms
Bedrijven kunnen systemen testen in productie-omgeving

September 2026:

Hard launch: Ontvangstverplichting voor alle bedrijven
Verzendverplichting voor grote en middelgrote bedrijven
E-reporting voor B2C en cross-border transacties

Januari 2027:

Start sanctieregime voor non-compliance

September 2027:

Volledige implementatie voor alle bedrijven
E-reporting verplichting voor buitenlandse bedrijven zonder vestiging

Vereenvoudigingsmaatregelen

In september 2025 kondigde AFNOR (de Franse normalisatie-instantie) tien vereenvoudigingsmaatregelen aan na tien maanden consultatie:

Belangrijkste versoepelingen:

Vereenvoudigde btw-berekening op marge voor B2C-transacties
Uitstel van verplichtingen voor niet-gevestigde belastingplichtigen tot september 2027
Vrijstelling van boetes voor entiteiten zonder SIREN-nummer tijdens implementatiefase
Vermindering van rapportagevereisten voor transacties buiten de EU

Deze maatregelen tonen dat de Franse autoriteiten bereid zijn pragmatisch te werk te gaan en bedrijven voldoende tijd te geven voor aanpassing.

Update juni 2026: nieuwe kernstandaarden vlak voor de start

Eind juni 2026 publiceerde AFNOR bijgewerkte versies van de drie kernstandaarden die de Franse e-facturatiehervorming technisch onderbouwen: XP Z12-012 (factuurformaten en levenscyclusstatussen), XP Z12-013 (API’s tussen bedrijfssystemen en gecertificeerde platforms) en XP Z12-014 (B2B-gebruiksscenario’s). Deze versies vervangen de edities van februari 2026 en vormen nu de actuele referentie voor softwareleveranciers, ERP-aanbieders en gecertificeerde Plateformes Agréées.

De update verandert niets fundamenteels aan de architectuur van de hervorming, maar verduidelijkt maandenlange discussies binnen AFNOR-werkgroepen, met name over factuurstatusbeheer, creditnotascenario’s en de rol van tussenpersonen. De boodschap is duidelijk: naarmate 1 september 2026 dichterbij komt, draait compliance niet langer alleen om het genereren van geldige XML-facturen, maar steeds meer om een gedeeld begrip van factuurlevenscycli en zakelijke scenario’s tussen alle partijen in de keten.

Van verplichting naar voorsprong: start nu met uw voorbereiding

Voor Franse bedrijven: Begin vandaag met concrete voorbereidingen. De tijd tussen nu en september 2026 lijkt misschien lang, maar systeemselectie, integratie, testing en training vergen aanzienlijke tijd. Wacht niet tot het laatste moment.

Voor internationale leveranciers: Zie het Franse mandaat niet als bedreiging, maar als kans. Door nu te investeren in e-facturatie capaciteit, versterk je relaties met Franse klanten én bereid je je voor op een digitale toekomst waarin e-facturatie de norm is in heel Europa.

Voor beide partijen: De oprichting van de Franse Peppol Autoriteit op 8 juli 2025 markeert meer dan een administratieve mijlpaal – het is het startsein voor een nieuwe fase in Europese handelsdigitalisering. Bedrijven die nu actie ondernemen, creëren niet alleen compliance maar ook competitieve voordelen die jarenlang waarde opleveren.

Door samen te werken aan e-facturatie implementatie – ook wanneer dit niet wettelijk verplicht is – creëren Franse bedrijven en hun internationale partners een efficiënter, transparanter en toekomstbestendig handelssysteem.

Voor meer informatie over Peppol-connectiviteit en het vinden van de juiste dienstverlener voor uw situatie, bezoek Peppol.nu en bekijk het overzicht van Peppol-leveranciers.

Bronnen

29 september 2025/door Justin De Jager

Nigeria lanceert Afrika’s eerste Peppol-systeem voor elektronische facturatie

Nederlands

Nigeria lanceert Afrika’s eerste Peppol-systeem voor elektronische facturatie

MTN Nigeria stuurt continentale primeur naar belastingdienst – 1.000 bedrijven al aangesloten binnen twee weken

Nigeria heeft op 1 augustus 2025 als eerste Afrikaanse land een volledig Peppol-conform Electronic Fiscal System gelanceerd, waarbij telecombedrijf MTN Nigeria het continent’s eerste elektronische factuur naar de Federal Inland Revenue Service (FIRS) verstuurde. Binnen twee weken na de lancering hadden al meer dan 1.000 van de 5.000 grote bedrijven hun systemen succesvol geïntegreerd.

De lancering markeert een mijlpaal in Afrika’s digitale transformatie en positioneert Nigeria als leider in de adoptie van internationale e-facturatie standaarden. Het systeem volgt het Peppol 4-corner model met BIS Billing 3.0 Universal Business Language (UBL) specificaties en vereist pre-clearance voor alle zakelijke transacties.

“Dit platform is een game-changer dat lekkages vermindert en Nigeria op één lijn brengt met mondiale best practices,” verklaarde FIRS-voorzitter Zacch Adedeji tijdens de lancering. Het systeem target initieel 5.000 grote ondernemingen met een jaaromzet van meer dan ₦5 miljard, met uitbreiding naar middelgrote en kleine bedrijven gepland voor januari 2026.

Gefaseerde uitrol met verlengde deadline

De implementatie verloopt gefaseerd, waarbij de FIRS de compliance deadline heeft verlengd tot 1 november 2025 om bedrijven meer tijd te geven voor systeemintegratie. Van de initiële doelgroep heeft 20% binnen de eerste twee weken al succesvol hun systemen aangesloten via 16 gecertificeerde dienstverleners.

Het Nigerian systeem vereist dat facturen binnen 2-4 uur na indiening worden gevalideerd door de belastingdienst, die vervolgens Invoice Reference Numbers en Cryptographic Stamp Identifiers uitgeeft. Deze centralized clearing aanpak onderscheidt Nigeria van de meer gedecentraliseerde Peppol implementaties in Europa.

Naast MTN Nigeria hebben ook Huawei Nigeria en IHS Nigeria succesvol pilotfacturen verstuurd tussen november 2024 en juli 2025, wat de systeemgereedheid bewijst. De National Information Technology Development Agency (NITDA) publiceerde in 2024 regelgevingskaders die cybersecurity protocollen, certificeringscriteria voor dienstverleners en technische standaarden definiëren.

Sanctieregime versterkt naleving

Nigeria hanteert een strikt sanctieregime om naleving af te dwingen. Late B2C-rapportage levert ₦50.000 dagelijkse boetes op, terwijl non-compliant facturen leiden tot geweigerde BTW-input aftrek. Dienstverleners riskeren intrekking van hun accreditatie bij non-compliance.

De multi-agency benadering coördineert inspanningen tussen FIRS (implementatieleiding), NITDA (technische standaarden), de Centrale Bank (grensoverschrijdende transacties) en Nigeria Customs Service (handelsoperaties). Deze aanpak weerspiegelt Nigeria’s strategische positionering om internationale handel te faciliteren via Peppol-netwerkconnectiviteit, met name met Europese partners.

Infrastructuur uitdagingen blijven bestaan

Ondanks de succesvolle lancering blijven er significante uitdagingen. Een 2024 survey toonde dat 68% van kleine en middelgrote bedrijven in Lagos onvoldoende bewust was van e-facturatie vereisten, terwijl beperkte internetconnectiviteit in rurale gebieden real-time rapportage compliceert.

De regering heeft hierop gereageerd met uitgebreide stakeholder engagement via webinars, workshops en sectorspecifieke sessies. De drie maanden compliance-verlenging toont flexibiliteit in het addresseren van Enterprise Resource Planning systeem upgrade vereisten.

Afrikaanse voortrekkersrol

Nigeria’s adoptie van Peppol standaarden positioneert het land als potentieel model voor andere Afrikaanse naties die e-facturatie adoptie overwegen. Het systeem’s afstemming met zowel Europese standaarden als African Continental Free Trade Area protocollen creëert dubbele voordelen voor internationale handelsfacilitatie.

De vroege adoptiemetriek suggereert sterke private sector betrokkenheid ondanks infrastructurele uitdagingen. Met Nigeria als eerste Afrikaanse Peppol-implementatie, zullen andere continentale economieën de resultaten nauwlettend volgen voor hun eigen digitale transformatie strategieën.

Voor Nederlandse bedrijven die handelen met Nigeriaanse partners biedt deze ontwikkeling nieuwe mogelijkheden voor gestroomlijnd digitaal factureren. Ondernemingen die advies nodig hebben over internationale e-facturatie strategieën kunnen contact opnemen met Solventis voor specialistische ondersteuning. Voor het vergelijken van verschillende Peppol-dienstverleners en het vinden van de meest geschikte oplossing, biedt Peppol.nu een overzicht van beschikbare opties en tarieven.

25 september 2025/door Justin De Jager

Slovenië stelt e-facturatie uit tot 2027 en kiest voor Peppol

Actualiteiten en Achtergrond, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

Slovenië stelt e-facturatie uit tot 2027 en kiest voor Peppol

Op 11 februari 2025 maakte het Sloveense Ministerie van Financiën een belangrijke aankondiging die de Europese e-facturatie landschap opnieuw in beweging bracht. In samenwerking met de Financial Administration of the Republic of Slovenia (FURS) publiceerde het ministerie een herziene versie van de conceptwet ZIERDED (Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov), die fundamentele wijzigingen aanbrengt in de oorspronkelijke plannen voor verplichte B2B elektronische facturatie.

Deze aankondiging kwam niet uit de lucht vallen. Na maandenlange consultaties met het bedrijfsleven en grondige analyse van e-facturatie systemen in andere Europese landen zoals Italië, Roemenië, Polen en België, concludeerde de Sloveense regering dat een meer pragmatische en internationale interoperabiliteit gerichte aanpak noodzakelijk was. Het resultaat: een zeven maanden uitstel van het mandaat en het schrappen van controversiële real-time rapportage verplichtingen.

Voor internationale bedrijven die handelen met Sloveense partners betekent dit zowel ademruimte als nieuwe strategische kansen. Een Nederlandse logistiek dienstverlener die regelmatig naar Ljubljana rijdt, een Oostenrijkse IT-consultant die software implementeert bij Sloveense industrieën, een Italiaanse fabrikant die onderdelen levert aan Sloveense productiecentra – zij allen krijgen nu meer tijd en flexibiliteit om zich voor te bereiden op de nieuwe digitale handelswerkelijkheid.

De feiten op een rij: Uitstel en fundamentele koerswijziging

Vanaf 1 januari 2027 – zeven maanden later dan oorspronkelijk gepland – voert Slovenië verplichte elektronische facturatie in voor alle business-to-business (B2B) transacties tussen btw-plichtige ondernemingen. Deze verplichting geldt voor alle bedrijven die geregistreerd staan in het Sloveense bedrijfsregister (PRS), ongeacht hun sector of omvang.

De herziene conceptwet ZIERDED (Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov) markeert een fundamentele koerswijziging ten opzichte van eerdere plannen. Waar de oorspronkelijke versie uit juli 2024 nog voorzag in real-time rapportage aan de Sloveense belastingdienst FURS binnen 8 dagen, heeft de regering dit controversiële element volledig geschrapt.

Belangrijkste wijzigingen in de herziene wet:

Implementatiedatum verschoven van juni 2026 naar januari 2027
Real-time rapportage aan FURS geschrapt – bedrijven hoeven factuurgegevens niet meer door te geven aan de belastingdienst
Peppol expliciet erkend als geldige uitwisselingsmethode naast gecertificeerde dienstverleners
Striktere eisen voor serviceproviders inclusief verplichte ISO/IEC 27001 certificering

Impact van het uitstel: Meer tijd voor strategische voorbereiding

Het uitstel van zeven maanden – van juni 2026 naar januari 2027 – biedt internationale bedrijven die handelen met Sloveense partners een welkome adempauze. Deze extra tijd kan strategisch worden benut voor zowel technische voorbereiding als het opbouwen van concurrentievoordelen.

Voor internationale leveranciers betekent dit uitstel dat ze nu ruim anderhalf jaar hebben om te evalueren of vrijwillige implementatie van e-facturatie hun Sloveense handelsrelaties kan versterken, ook al zijn ze er niet toe verplicht.

Voor Sloveense bedrijven creëert het uitstel de mogelijkheid om meer zorgvuldig te plannen hoe ze het duale factuurverwerkingssysteem – elektronische facturen van lokale leveranciers en traditionele facturen van internationale partners – het beste kunnen organiseren.

Het Sloveense e-facturatie ecosysteem: Van centraal naar decentraal

De herziene conceptwet markeert een belangrijke verschuiving van een gecentraliseerd model naar een gedecentraliseerde aanpak. Waar de oorspronkelijke plannen voorzagen in een systeem waarbij alle factuurgegevens via FURS zouden lopen (vergelijkbaar met het Italiaanse of Spaanse model), kiest Slovenië nu voor een meer open, interoperabele architectuur.

Toegestane uitwisselingsmethoden:

Gecertificeerde e-facturatie dienstverleners met ISO/IEC 27001 certificering
Peppol-netwerk via erkende Access Points
Directe uitwisseling tussen bedrijven (alleen met wederzijdse instemming en EN 16931 compliance)

Ondersteunde factuurformaten:

e-SLOG standaard (nationale Sloveense standaard ontwikkeld door de Kamer van Koophandel)
EN 16931 compliant formaten (Europese standaard)
Andere internationale standaarden wanneer overeengekomen tussen beide partijen

Peppol in Slovenië: Kans voor internationale integratie

Een van de meest significante wijzigingen in de herziene wet is de expliciete erkenning van het Peppol-netwerk als geldige uitwisselingsmethode. Dit biedt belangrijke voordelen voor internationale bedrijven:

Voor bedrijven met bestaande Peppol-connectiviteit: Sloveense klanten kunnen nu gebruik maken van hun bestaande Peppol-infrastructuur zonder aanvullende technische integraties. Dit is bijzonder interessant voor bedrijven die al e-facturen versturen naar andere Europese overheidsinstellingen of bedrijven in landen met Peppol-gebaseerde mandaten.

Voor het Sloveense B2G ecosysteem: Slovenië heeft sinds 2015 verplichte e-facturatie voor Business-to-Government transacties via het Public Payments Administration (PPA) systeem. Door Peppol ook voor B2B toe te staan, ontstaat er meer coherentie tussen de verschillende e-facturatie kanalen.

Interoperabiliteit met Europa: De Peppol-optie positioneert Slovenië goed voor de komende EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA (VAT in the Digital Age), die vanaf 2030 verplichte e-facturatie voor intra-EU transacties introduceert.

Het dubbele administratieprobleem en nieuwe kansen

De fundamentele uitdaging blijft bestaan: Sloveense ondernemingen zullen vanaf januari 2027 twee verschillende factuurverwerkingskanalen moeten onderhouden. E-facturen via gecertificeerde providers of Peppol voor Sloveense leveranciers, en traditionele facturen voor internationale leveranciers zonder vestiging in Slovenië.

Echter, het schrappen van de real-time rapportage verplichting en de expliciete erkenning van Peppol als uitwisselingsmethode veranderen de strategische overwegingen aanzienlijk. Deze wijzigingen maken het voor internationale bedrijven aantrekkelijker om vrijwillig mee te bewegen met de Sloveense digitalisering, omdat de technische implementatie nu minder complex en meer gestandaardiseerd is.

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

Alle bedrijven geregistreerd in het Sloveense bedrijfsregister (PRS) die B2B transacties uitvoeren
Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Slovenië
Alle vormen van boekhouddocumenten (facturen, creditnota’s, debetnota’s, betalingsverzoeken)

Uitzonderingen:

Niet in Slovenië gevestigde btw-plichtigen zonder vestiging
Business-to-Consumer (B2C) transacties (tenzij consument ermee instemt)
Transacties betreffende militaire uitrusting
Bepaalde zorgfacturering en sociale dienstverlening
Documenten uit het staatsschatkistsysteem

Praktische implementatie en voorbereidingstijd

Tijdlijn:

Juli 2025: Start verplichte elektronische VAT-rapportage via e-Davki portal
April 2026: Technische infrastructuur upgrades door Public Payments Administration (UJP)
Januari 2027: Volledige implementatie e-facturatie verplichting voor B2B

Boeteclausules: Niet-naleving kan leiden tot boetes tussen €100 en €3.000, uitgevoerd door PPA, FURS en de Marktinspectie.

Voor kleine ondernemingen: De wet voorziet in een MiniCash register optie die een vereenvoudigde manier biedt om e-facturen uit te geven zonder uitgebreide IT-infrastructuur.

Internationale context en ViDA-alignering

Het Sloveense initiatief past in de bredere Europese beweging richting digitalisering van VAT-systemen. Door de implementatie uit te stellen tot januari 2027, heeft Slovenië meer tijd om de wet af te stemmen op de definitieve ViDA-regelgeving die in maart 2025 werd goedgekeurd door de EU-financiënministers.

Deze alignering betekent dat bedrijven die nu investeren in Sloveense e-facturatie compliance zich goed positioneren voor de EU-brede vereisten die vanaf 2030 van kracht worden voor intra-community transacties.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor Sloveense bedrijven:

Begin nu met voorbereidingen. Ook al is de implementatie uitgesteld, de tijd tussen nu en januari 2027 biedt waardevolle gelegenheid voor gedegen voorbereiding en systeem-integratie.

Communiceer proactief met internationale leveranciers. Leg uit waarom vrijwillige overstap naar e-facturatie voordelig is voor beide partijen:

“Vanaf januari 2027 zijn wij verplicht om elektronische facturen te gebruiken in al onze zakelijke transacties met Sloveense partners. Hoewel u als internationale leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden, versnelt betalingsverwerking en vermindert administratieve fouten voor beide partijen.”*

Evalueer uw huidige Peppol-connectiviteit. Als u al elektronische facturen verzendt naar overheidsinstanties of andere Europese klanten via Peppol, kunt u dezelfde infrastructuur mogelijk gebruiken voor Sloveense B2B-klanten.

Voor internationale leveranciers van Sloveense bedrijven:

Overweeg proactieve implementatie. Hoewel niet wettelijk verplicht, biedt vrijwillige overstap naar e-facturatie concrete voordelen:

Verbeterde relaties met Sloveense klanten door administratieve efficiëntie
Snellere betalingsverwerking door geautomatiseerde workflows
Voorbereiding op toekomstige EU-brede e-facturatie vereisten onder ViDA
Concurrentievoordeel ten opzichte van leveranciers die traditioneel blijven factureren

Benader Peppol als strategische investering. Voor bedrijven die al actief zijn in meerdere Europese markten, kan Peppol-connectiviteit dienst doen voor Sloveense klanten én toekomstige mandaten in andere landen.

Timing is gunstig. Het uitstel naar januari 2027 geeft internationale leveranciers een jaar extra om systemen te implementeren en processen aan te passen zonder de druk van een naderende deadline.

Voor beide partijen:

Zie het mandaat als digitalisatiekans. In plaats van een bureaucratische last kan e-facturatie een katalysator zijn voor bredere digitale transformatie van administratieve processen.

Investeer in partnerships met serviceproviders. De nieuwe wet vereist ISO/IEC 27001 gecertificeerde dienstverleners, wat hogere kwaliteits- en beveiligingsstandaarden garandeert.

Europese vergelijking en lessons learned

Slovenië volgt een interessant middenpad tussen de verschillende Europese benaderingen van e-facturatie mandaten:

Vs. België: Waar België kiest voor een volledig Peppol-gebaseerd systeem voor B2B zonder centrale clearing, behoudt Slovenië meer flexibiliteit door meerdere uitwisselingsmethoden toe te staan.

Vs. Italië/Spanje: In tegenstelling tot de gecentraliseerde clearing modellen in Zuid-Europa, elimineert Slovenië real-time rapportage aan de belastingdienst en kiest voor een meer gedecentraliseerde aanpak.

Vs. Frankrijk: Net als Frankrijk erkent Slovenië zowel Peppol als alternatieve uitwisselingsmethoden, maar met strengere certificeringseisen voor serviceproviders.

Call to action

Voor Sloveense bedrijven: Begin vandaag nog de dialoog met uw internationale leveranciers. Het uitstel tot januari 2027 biedt extra tijd voor zorgvuldige implementatie – gebruik deze tijd optimaal.

Voor internationale leveranciers: Evalueer nu de business case voor vrijwillige e-facturatie implementatie. De combinatie van uitstel en Peppol-erkenning creëert gunstige condities voor internationale bedrijven om mee te bewegen in de Sloveense digitalisering.

Voor beide partijen: Zie de herziene Sloveense wet als bewijs dat pragmatische implementatie en internationale interoperabiliteit kunnen samengaan. Door nu samen te werken aan e-facturatie implementatie, creëren beide partijen een competitief voordeel dat verder reikt dan alleen Sloveense compliance.

Door nu actie te ondernemen, zorgen beide partijen ervoor dat hun handelsrelaties ook na januari 2027 soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale operationele efficiëntie in een digitaal geïntegreerd Europa.

Voor actuele updates over de parlementaire behandeling van de ZIERDED-wet en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde e-facturatie platforms en adviseurs.

Bronnen

22 september 2025/door Justin De Jager

Griekse e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale handelspartners?

Actualiteiten en Achtergrond, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

Griekse e-facturatie verplichting: Wat betekent dit voor internationale handelspartners?

In september 2025 maakte de Griekse overheid een belangrijke aankondiging: vanaf februari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor alle business-to-business transacties in Griekenland. Staatssecretaris van Nationale Economie en Financiën George Kotsiras en AADE-directeur George Pistolis kondigden via een reeks officiële besluiten aan dat het land een ambitieus e-facturatie mandaat implementeert.

Deze ontwikkeling is opmerkelijk omdat Griekenland in maart 2025 als een van de eerste EU-landen officiële toestemming kreeg van de Europese Commissie om af te wijken van de standaard btw-richtlijnen. Het land kan nu verplichte e-facturatie invoeren zonder de gebruikelijke EU-beperkingen.

Voor bedrijven die zaken doen met Griekse partners roept dit belangrijke vragen op: wat betekent dit nieuwe mandaat voor internationale leveranciers? Welke bedrijven vallen onder de verplichting en welke niet? En hoe kunnen internationale handelsrelaties soepel blijven verlopen na de implementatie?

De feiten op een rij

Vanaf 2 februari 2026 introduceert Griekenland verplichte elektronische facturatie voor alle binnenlandse business-to-business (B2B) transacties. Deze verplichting wordt gefaseerd ingevoerd en geldt voor alle btw-plichtige ondernemingen die gevestigd zijn in Griekenland.

Het unieke aan de Griekse aanpak is dat het land officiële toestemming heeft gekregen van de Europese Unie via Council Implementing Decision (EU) 2025/502 van 5 maart 2025 om af te wijken van de standaard EU-btw richtlijnen. Dit betekent dat Griekenland een van de weinige EU-landen is met volledige juridische dekking voor hun e-facturatie mandaat.

De gefaseerde implementatie:

2 februari 2026: Grote bedrijven met een omzet van meer dan €1 miljoen in 2023 moeten verplicht e-facturen gebruiken, met een transitieperiode tot 31 maart 2026
1 oktober 2026: Alle overige bedrijven moeten overstappen, met een transitieperiode tot 31 december 2026

Scenario 1: De Nederlandse exporteur zonder vestiging

TechExport BV uit Rotterdam levert industriële apparatuur aan Hellenic Manufacturing SA in Thessaloniki. TechExport heeft geen kantoor of vestiging in Griekenland, maar is wel geregistreerd voor Griekse btw-doeleinden.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen die niet gevestigd zijn in Griekenland vallen buiten het toepassingsgebied van de e-facturatie verplichting, ook al zijn ze geregistreerd voor btw in Griekenland. TechExport BV hoeft dus geen e-facturen te versturen volgens de Griekse voorschriften.

Maar: Hellenic Manufacturing SA is vanaf 2026 wél verplicht om elektronische facturen te verwerken van al hun Griekse leveranciers via het myDATA platform. Dit betekent dat het Griekse bedrijf twee verschillende factuurverwerkingskanalen moet onderhouden: traditionele facturen van internationale partners en gestructureerde e-facturen van Griekse leveranciers.

Scenario 2: Het Duitse bedrijf met Griekse vestiging

Automotive Solutions GmbH uit München heeft een productie-faciliteit in Patras met eigen personeel en magazijnfaciliteiten. Vanuit deze Griekse vestiging leveren zij onderdelen aan Griekse automobielproducenten.

De realiteit: Buitenlandse ondernemingen met een vestiging in Griekenland worden beschouwd als ‘gevestigde belastingplichtigen’ en vallen dus wél onder de e-facturatie verplichting. Automotive Solutions GmbH moet vanaf de toepasselijke datum elektronische facturen versturen via gecertificeerde dienstverleners of het myDATA platform.

Dit illustreert het belangrijke onderscheid: niet de nationaliteit van het bedrijf bepaalt de verplichting, maar of er sprake is van een vestiging in Griekenland.

Scenario 3: De Franse consultant zonder vestiging

Advisory Services SARL uit Lyon biedt consultancydiensten aan Griekse financiële instellingen. Het bedrijf heeft een Griekse btw-registratie voor bepaalde projecten maar geen fysieke aanwezigheid in het land.

De realiteit: Ook hier geldt: geen vestiging in Griekenland betekent geen verplichting tot e-facturatie. Advisory Services SARL kan blijven factureren zoals gewoonlijk.

Het gevolg: Hun Griekse klanten moeten vanaf 2026 twee parallelle factuurverwerkingssystemen hanteren.

Het myDATA platform: Hart van het Griekse systeem

Het Griekse e-facturatie systeem draait om het myDATA platform (my Digital Accounting and Tax Application), dat sinds 2021 operationeel is voor btw-rapportage. Real-time datatransmissie naar het myDATA platform wordt standaardpraktijk zodra e-facturatie verplicht wordt.

Kernfuncties van myDATA:

Centraal clearance systeem voor alle e-facturen
Validatie van elke factuur met een unieke identifier (MARK)
Automatische koppeling met btw-aangiftes
Real-time detectie van discrepanties tussen leverancier en afnemer

Technische vereisten en implementatie

Factuurformaat: Alle facturen moeten voldoen aan de Europese standaard EN 16931 voor elektronische facturatie.

Verzendmethoden: Bedrijven kunnen kiezen uit:

Gecertificeerde Electronic Data Issuance Providers (EDIP) die integreren met myDATA
Gratis AADE-applicaties zoals ‘timologio’ en ‘myDATAapp’

Peppol in Griekenland: B2G vs B2B

Griekenland heeft een interessante tweedeling in haar e-facturatie ecosysteem als het gaat om Peppol. Voor business-to-government (B2G) transacties heeft het land Peppol volledig omarmd. Het National Interoperability Centre (KE.D) fungeert als centraal Peppol Access Point en ontvangt alle elektronische facturen aan overheidsinstellingen via het Peppol netwerk conform de BIS Billing 3.0 standaard. Dit betekent dat leveranciers aan de Griekse overheid gebruik kunnen maken van hun bestaande Peppol-connectiviteit en dezelfde dienstverleners die zij elders in Europa gebruiken.

Het nieuwe B2B mandaat kiest echter bewust voor een ander pad. Alle binnenlandse zakelijke transacties moeten via het myDATA platform van de Griekse belastingdienst, wat een centraal clearance model vormt waarbij facturen eerst door de overheid worden gevalideerd voordat ze naar de eindklant gaan. Deze keuze geeft Griekenland maximale controle over btw-compliance en fraudedetectie, maar betekent wel dat bedrijven voor hun Griekse B2B facturen een andere route moeten bewandelen dan hun gebruikelijke Peppol-gebaseerde processen.

Voor internationale bedrijven die al geïnvesteerd hebben in Peppol-connectiviteit is dit een belangrijke overweging: hun bestaande Peppol-infrastructuur blijft nuttig voor B2G facturen en andere Europese markten, maar voor Griekse B2B klanten hebben zij aanvullende integratie met gecertificeerde myDATA providers nodig. Dit illustreert hoe verschillende EU-landen verschillende technische routes kiezen binnen het bredere kader van Europese e-facturatie standaardisatie.

Toepassingsgebied: De verplichting geldt voor binnenlandse B2B transacties en export naar non-EU landen. Voor verkopen aan EU-bedrijven blijft e-facturatie optioneel.

Early adopter voordelen

Griekenland stimuleert vroegtijdige implementatie met aantrekkelijke incentives. Bedrijven die minimaal twee maanden voor hun deadline implementeren krijgen 100% extra afschrijving op technische apparatuur en software, plus 100% extra aftrek van kosten gerelateerd aan factuurproductie en -verzending gedurende de eerste 12 maanden.

Deadlines voor incentives:

Grote bedrijven: implementatie vóór 1 december 2025
Overige bedrijven: implementatie vóór 3 augustus 2026

Het administratieve tweeluik voor Griekse bedrijven

Net als in België ontstaat er voor Griekse ondernemingen een dubbel administratieprobleem. Vanaf februari/oktober 2026 moeten zij twee parallelle factuurverwerkingssystemen onderhouden:

E-facturen via myDATA voor Griekse leveranciers
Traditionele facturen (PDF, papier) voor internationale leveranciers zonder vestiging

Dit leidt tot verhoogde administratieve lasten, dubbele kosten en verhoogd risico op verwerkingsfouten.

Internationale impact en buitenlandse leveranciers

Voor buitenlandse leveranciers zonder vestiging geldt:

Geen verplichting tot e-facturatie
Blijven traditioneel factureren toegestaan
Ook voor EU-transacties geldt: als de buitenlandse zakenpartner geen elektronische factuur accepteert, kan deze via alternatieve middelen worden verzonden

Voor buitenlandse leveranciers mét vestiging geldt:

Volledige e-facturatie verplichting zoals Griekse bedrijven
Integratie met myDATA platform vereist
Naleving van EN 16931 standaard verplicht

Wanneer geldt de verplichting precies?

De verplichting geldt voor:

Griekse gevestigde entiteiten die binnenlandse B2B transacties uitvoeren (beide partijen onderworpen aan Griekse accounting standaarden)
Export naar landen buiten de EU
Buitenlandse bedrijven met een vestiging in Griekenland

Uitzonderingen:

Niet in Griekenland gevestigde btw-plichtigen
Business-to-consumer (B2C) transacties
Intra-EU transacties (optioneel)

Europese context en ViDA

Het Griekse initiatief past in de bredere Europese digitalisering van btw-systemen. Het e-facturatie systeem dat Griekenland implementeert is afgestemd op het VAT in the Digital Age (ViDA) voorstel, dat in maart 2025 officieel werd goedgekeurd. Dit betekent dat bedrijven die nu investeren in Griekse e-facturatie-compliance goed gepositioneerd zijn voor toekomstige EU-brede vereisten.

Praktisch advies voor stakeholders

Voor Griekse bedrijven:

Proactieve communicatie is essentieel. Begin nu gesprekken met uw internationale leveranciers over vrijwillige overstap naar e-facturatie. Leg uit dat dit administratieve efficiëntie bevordert en kosten bespaart voor beide partijen.

Praktische boodschap aan leveranciers: “Vanaf 2026 zijn wij verplicht om elektronische facturen te verwerken van onze Griekse leveranciers via het myDATA platform. Hoewel u als internationale leverancier niet verplicht bent om e-facturen te versturen, zou dit onze samenwerking aanzienlijk verbeteren. Het voorkomt dat wij twee verschillende factuurverwerkingssystemen moeten onderhouden en versnelt de verwerking van uw facturen.”

Bied direct handelingsperspectief door te verwijzen naar certified providers of de gratis AADE-tools zoals timologio.

Voor internationale leveranciers:

Overweeg proactieve implementatie. Hoewel niet verplicht, biedt vrijwillige overstap op e-facturatie via myDATA voordelen:

Verbeterde relaties met Griekse klanten
Snellere betalingsverwerking
Voorbereiding op toekomstige EU-brede vereisten
Gestroomlijnde administratieve processen

Tijdlijn en voorbereiding

Nu tot december 2025: Voorbereidingsfase met mogelijkheid voor early adopter incentives

Februari 2026: Start implementatie voor grote bedrijven (omzet >€1M)

Oktober 2026: Volledige implementatie voor alle Griekse bedrijven

December 2027: Huidige derogatie loopt af, maar waarschijnlijk verlenging onder ViDA regelgeving

Call to action

Voor Griekse bedrijven: Start vandaag nog de dialoog met uw internationale leveranciers. Faciliteer hun begrip van de voordelen en verwijs naar praktische implementatiehulp.

Voor internationale leveranciers van Griekse bedrijven: Evalueer de business case voor vrijwillige e-facturatie implementatie. De investeringen nu kunnen leiden tot concurrentievoordelen en betere klantrelaties.

Voor beide partijen: Zie het Griekse e-facturatie mandaat niet als bureaucratische last, maar als kans voor digitalisering die de gehele handelsrelatie ten goede komt.

Door nu actie te ondernemen, zorgen beide partijen ervoor dat hun handelsrelaties ook na de implementatiedata soepel blijven verlopen – zonder dubbele administratie en met maximale operationele efficiëntie.

Bronnen

Voor actuele ontwikkelingen rond e-facturatie in Europa en praktische implementatieadvies, blijf op de hoogte via gespecialiseerde platforms en consultant netwerken.

19 september 2025/door Justin De Jager

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

Actualiteiten en Achtergrond, Events en Opinie, Wetgeving, Beleid en Verplichtingen Nederlands

Prinsjesdag 2025: Wensenlijst voor e-facturatie en Peppol in Nederland

De derde dinsdag in september Voor ondernemers is dit traditioneel hét moment om te horen welke plannen de regering heeft voor het komende jaar. Prinsjesdag 2025 biedt een unieke kans voor de Nederlandse overheid om definitief het roer om te gooien naar de digitale toekomst van zakelijke facturatie. Terwijl onze Europese buurlanden al concrete stappen zetten naar verplichte e-facturatie, wachten Nederlandse ondernemers nog altijd op duidelijkheid.

Voor Peppol.nu is Prinsjesdag dit jaar daarom extra belangrijk. De vraag is niet langer óf Nederland de overstap gaat maken naar verplichte e-facturatie via het Peppol netwerk, maar wanneer en hoe. Met de juiste keuzes kan de overheid ondernemers helpen besparen op administratieve lasten, de btw-inning verbeteren en Nederland voorbereiden op de Europese ViDA-richtlijn die vanaf 2030 verplichte grensoverschrijdende e-facturatie introduceert.

Terugblik: Wat zei Prinsjesdag 2024 over digitalisering?

Vorig jaar stonden digitalisering en fraudebestrijding prominent op de Prinsjesdag-agenda. De regering benadrukte het belang van “modernisering van de belastingdienst” en “digitale innovatie in het mkb”. Er werd gesproken over investeringen in digitale infrastructuur en het tegengaan van btw-fraude door betere data-uitwisseling.

Hoewel deze thema’s direct raken aan de voordelen van e-facturatie, bleef een concrete roadmap voor verplichte e-facturatie in Nederland uit. Ondertussen zetten onze buurlanden wel concrete stappen: België maakte de overstap verplicht vanaf 2026, Duitsland werkt aan een vergelijkbaar traject, en Frankrijk bereidt soortgelijke maatregelen voor.

Het resultaat? Nederlandse bedrijven die zakendoen met Belgische partners staan voor de uitdaging van dubbele administratie: e-facturen voor België, traditionele facturen voor Nederlandse klanten. Een inefficiënte situatie die om een Nederlandse oplossing vraagt.

Waarom e-facturatie nu belangrijker is dan ooit

De internationale ontwikkelingen maken duidelijk waarom Nederland niet langer kan wachten. De Europese Unie heeft met de ViDA-richtlijn (VAT in the Digital Age) al bepaald dat vanaf 2030 alle grensoverschrijdende B2B-transacties via gestructureerde elektronische facturen moeten verlopen. Dit betekent dat Nederlandse bedrijven hoe dan ook moeten overstappen op het Peppol netwerk.

Belgische e-facturatieplicht (2026): Vanaf 1 januari 2026 zijn alle Belgische bedrijven verplicht onderling e-facturen uit te wisselen. Nederlandse leveranciers zonder vaste inrichting in België zijn niet verplicht mee te doen, maar hun Belgische klanten moeten wel twee systemen bijhouden – een inefficiënte situatie.

Duitse en Franse voorbereidingen: Onze grootste handelspartners werken aan vergelijkbare trajecten. Duitsland onderzoekt actief de invoering van verplichte B2B e-facturatie, Frankrijk heeft al concrete plannen aangekondigd.

ViDA 2030: De Europese richtlijn maakt grensoverschrijdende e-facturatie verplicht. Nederlandse bedrijven die nu al aansluiten op het Peppol netwerk, lopen voorop op deze ontwikkeling.

Door nu te handelen, kan Nederland de digitale transformatie leiden in plaats van achter de feiten aan te lopen.

Onze Prinsjesdag-wensenlijst 2025

Dit is wat wij op Prinsjesdag 2025 hopen te horen over e-facturatie en Peppol in Nederland:

1. Een duidelijke roadmap voor binnenlandse B2B e-facturatie

Nederlandse ondernemers verdienen helderheid. Wij hopen op concrete plannen: wanneer wordt verplichte e-facturatie ingevoerd voor binnenlandse B2B-transacties? Een gefaseerde invoering, beginnend met grote bedrijven en uitbreidend naar het mkb, kan ondernemers de tijd geven om zich voor te bereiden.

Ons voorstel: Start met bedrijven met een omzet boven de 50 miljoen euro in 2027, uitbreiding naar alle B2B-transacties in 2029 – één jaar vóór de Europese ViDA-verplichting.

2. Steunmaatregelen voor mkb e-facturatie

Het midden- en kleinbedrijf vormt de ruggengraat van de Nederlandse economie, maar heeft vaak beperkte IT-middelen. Administratieve lastenverlichting begint met praktische ondersteuning bij de overstap naar digitale processen.

Onze wensen: Subsidies voor Peppol-aansluiting, gratis trainingen via de Kamer van Koophandel, en een helder stappenplan dat mkb-ondernemers begrijpen zonder technische achtergrond.

3. Versterking van digitale infrastructuur overheid

Een succesvolle overstap naar e-facturatie vereist robuuste digitale infrastructuur. De overheid moet investeren in Logius, Digipoort uitbreiden voor Peppol-verkeer, en zorgen voor een Nederlandse Peppol Authority die de kwaliteit en veiligheid bewaakt.

Concreet: Verhoog de capaciteit van Digipoort, zorg voor 24/7 beschikbaarheid, en ontwikkel Nederlandse standaarden die aansluiten bij Europese normen.

4. Heldere communicatiecampagnes richting ondernemers

Veel ondernemers kennen de term “Peppol” nog niet, laat staan dat ze weten wat e-facturatie voor hun bedrijf betekent. De overheid moet een brede voorlichtingscampagne starten die uitlegt waarom deze verandering nodig is en hoe bedrijven kunnen profiteren.

Onze suggestie: Concrete rekenvoorbeelden die laten zien hoeveel tijd en geld ondernemers besparen, praktische casestudies van bedrijven die al zijn overgestapt, en eenvoudige tools om kosten en baten in te schatten.

Het is immers alweer bijna 5 jaar geleden dat de Nederlandse overheid een maatschappelijke kosten-baten analyse (MKBA) heeft laten uitvoeren over e-facturatie. Dit betrof in 2021 slechts een quick-scan zonder financiële impact. Voor een overzicht van de financiële impact moeten we terug naar de MKBA e-factureren die in 2014 is uitgevoerd om de effecten te meten van de Richtlijn 2014/55/EU inzake e-facturatie bij overheidsopdrachten.

5. Europese afstemming en aansluiting bij buurlanden

Nederland moet niet in isolatie opereren. Door nauwe samenwerking met België, Duitsland en Frankrijk kunnen we zorgen voor naadloze grensoverschrijdende handel en voorkomen dat ondernemers met verschillende systemen moeten werken.

Praktisch: Gezamenlijke standaarden, wederzijdse erkenning van certificaten, en gecoördineerde invoeringsschema’s die internationale handel vergemakkelijken.

Wat dit oplevert: voordelen voor iedereen

De investering in e-facturatie en het Peppol-netwerk levert concrete voordelen op voor alle betrokkenen:

Voor ondernemers: Snellere betalingen door geautomatiseerde verwerking, minder administratieve fouten, lagere kosten voor factuurbeheer, en betere cashflow door het verkorten van betalingstermijnen. Onderzoek toont aan dat bedrijven tot 60% besparen op factuurverwerkingskosten.

Voor de overheid: Verbeterde btw-inning door real-time inzicht in transacties, effectievere fraudebestrijding door gestructureerde data, en lagere handhavingskosten. De Nederlandse belastingdienst kan veel gerichter controleren met betrouwbare digitale informatie.

Voor de maatschappij: Een transparantere economie waarin belastingontduiking moeilijker wordt, eerlijkere concurrentie omdat alle bedrijven dezelfde regels volgen, en een sterke digitale infrastructuur die Nederland voorbereid op de toekomst.

Nederland kan nog steeds koploper worden

De keuzes die we nu maken, bepalen of Nederland digitale koploper wordt of achterloopt bij onze buurlanden. Andere landen laten zien dat de overstap naar verplichte e-facturatie mogelijk is: Italië doet het al sinds 2019, Brazilië al veel langer, en België start volgend jaar.

Met de juiste planning kan Nederland niet alleen aanhaken bij deze internationale trend, maar de standaard zetten voor hoe de overstap soepel en ondernemersvriendelijk kan verlopen. Dit vereist wel moed van de regering om concrete keuzes te maken en ondernemers de zekerheid te geven die zij verdienen.

Onze oproep: blijf op de hoogte en bereid u voor

Of er nu al concrete plannen worden aangekondigd op Prinsjesdag 2025 of niet, de internationale ontwikkelingen maken duidelijk dat e-facturatie eraan komt. Nederlandse ondernemers kunnen zich het beste alvast gaan oriënteren op de mogelijkheden.

Peppol.nu blijft u informeren over alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland en Europa. Via onze website vindt u praktische informatie, overzichten van Peppol-leveranciers, en concrete stappen om uw bedrijf voor te bereiden op de digitale toekomst van facturatie.

Wilt u weten hoe uw bedrijf zich kan voorbereiden op verplichte e-facturatie en het Peppol netwerk? Lees meer op Peppol.nu en ontdek hoe u eenvoudig kunt aansluiten. Bekijk ook ons overzicht van Peppol-leveranciers om de provider te vinden die het beste bij uw situatie past.

Door nu actie te ondernemen, zorgt u ervoor dat uw bedrijf klaar is voor de toekomst – ongeacht wat er precies op Prinsjesdag wordt aangekondigd. De digitale revolutie in facturatie is al begonnen, de vraag is alleen of u vooroploopt of achterloopt.

Volg Peppol.nu voor het laatste nieuws over e-facturatie, Peppol en alle ontwikkelingen rond e-facturatie in Nederland.

16 september 2025/door Justin De Jager

Eerste Nederlandse Onderzoekspeiling van Lucy Onthult Schrijnende Kennisachterstand rond E-facturatie

Actualiteiten en Achtergrond Nederlands

Het Nederlandse mkb staat aan de vooravond van een digitale revolutie die vergelijkbaar is met de invoering van de euro, maar slechts een fractie van de ondernemers is hierop voorbereid. De eerste Nederlandse onderzoekspeiling naar de stand van zaken rond elektronisch factureren legt een aantal pijnpunten bloot: terwijl e-facturatie vanaf 2030 verplicht wordt in Europa, blijkt uit het Lucy-onderzoek dat maar liefst 78% van de Nederlandse mkb’ers nog nooit van het e-facturatienetwerk Peppol heeft gehoord.

Nederland Loopt Achter: De Urgentie Stijgt

De cijfers liegen er niet om. Van de ruim 2,3 miljoen Nederlandse ondernemingen zijn er volgens de meest recente data slechts 68.815 aangesloten op het Peppol-netwerk – “nog geen 2% van alle ondernemingen”, aldus een analyse van Lucy over de Peppol-adoptie in Nederland. Dit terwijl de Europese Commissie met het wetsvoorstel VAT in the Digital Age (ViDA) heeft bepaald dat “e-facturatie uiterlijk in 2028 verplicht wordt voor zakelijke transacties tussen bedrijven in alle Europese lidstaten”, waarbij Nederland een implementatiedatum van 2030 hanteert.

Het Lucy-onderzoek, uitgevoerd onder 300 Nederlandse mkb-ondernemers met 1 tot 150 medewerkers, schetst een zorgwekkend beeld van de huidige situatie:

Verouderde Facturatiemethoden Domineren

57% van de ondervraagde ondernemers verstuurt nog altijd facturen via PDF of papier
Slechts 33% gebruikt momenteel facturatiesoftware
33% werkt met Word en 25% met Excel voor facturatie
Bij bedrijven die minder dan 20 facturen per jaar versturen, gebruikt slechts 12% facturatiesoftware

Kenniskloof rond Wetgeving

Het meest verontrustende gegeven uit het onderzoek is de totale onbekendheid met de aankomende verplichtingen:

72% van de Nederlandse mkb’ers is niet op de hoogte van de nieuwe wetgeving
78% kent Peppol helemaal niet
Slechts 1% gebruikt Peppol als primaire facturatiestandaard
63% is wel bekend met elektronisch factureren, maar 46% daarvan ziet geen relevantie voor hun bedrijf

De Buurlanden Nemen het Voortouw

Terwijl Nederland aarzelt, maken de buurlanden al werk van de digitale transitie. “België voert vanaf 1 januari 2026 verplichte e-facturatie in voor B2B-transacties via het Peppol-netwerk”, bevestigen meerdere bronnen waaronder CFO.nl en het Belgische SBB. “Duitsland heeft vanaf 1 januari 2025 elektronische facturatie verplicht gesteld voor transacties tussen binnenlandse bedrijven”, volgens de Nederlandse Peppolautoriteit. Dit betekent dat Nederlandse bedrijven die zaken doen met Duitse of Belgische partners zich eerder moeten aanpassen dan de Nederlandse deadline van 2030 suggereert.

Adoptiecurve: Een Versnelling in 2024

Ondanks de achterstand toont recent onderzoek ook positieve signalen. “De YTD-groei van 93,01% in 2024 signaleert een enorme versnelling in de adoptie van Peppol voor e-facturatie in Nederland”, meldt Lucy in hun analyse van de Peppol-groei. Volgens een trendonderzoek van DirectResearch gepubliceerd op CFO.nl is er een duidelijke verschuiving zichtbaar: waar vorig jaar nog 34% van de financiële professionals aangaf zelden tot nooit een elektronische factuur te ontvangen, is dit percentage nu gedaald naar ongeveer 20-26%.

Om de deadline van 2030 te halen, zullen echter “gemiddeld 35.000 nieuwe aansluitingen per maand” nodig zijn – een enorme opgave voor het Nederlandse bedrijfsleven.

De Voordelen die Ondernemers Overtuigen

Het Lucy-onderzoek identificeert de belangrijkste drijfveren voor mkb’ers om over te stappen:

Kostenbesparing (44%): Volgens CFO.nl tonen “studies aan dat e-facturatie per factuur tot wel 9 euro kan besparen”
Efficiëntie (43%): Automatische verwerking en minder handmatig werk
Gemakkelijk beheer en opslag (34%): Digitale archivering en zoekfuncties
Tijdsbesparing (29%): 35% van de ondernemers is nu 5-10 minuten kwijt per factuur, 18% zelfs 11-20 minuten

Bezwaren en Zorgen: De Rol van Accountants

De belangrijkste bezwaren die leven onder mkb’ers volgens het Lucy-onderzoek:

45% vreest hoge kosten voor de overstap
35% maakt zich zorgen over afhankelijkheid van systemen
34% weet niet hoe e-facturatie te implementeren

Opvallend is dat 15% van de ondervraagden aangeeft zich zorgen te maken omdat zij nog niet goed geïnformeerd zijn door hun boekhouder. Dit onderstreept de cruciale rol die accountants kunnen spelen in de transitie. Met 93% van de ondernemers die nog niet weet wanneer zij een Peppol-compliant pakket aanschaffen, ligt hier een belangrijke begeleidingstaak.

Lucy’s Oplossing: E-facturatie Toegankelijk Maken

Lucy positioneert zich als de oplossing voor de geïdentificeerde knelpunten. Het platform biedt:

Lage instapkosten: Vanaf 2-3 euro per maand via accountants
Snelle implementatie: Binnen 5 minuten aangesloten op Peppol
Onafhankelijkheid: Eigen Peppol-inbox die met elk systeem kan koppelen
Gebruiksgemak: AI-gedreven interface voor eenvoudig factuurverkeer

Europese Context: Nederland in Perspectief

“In 2024 ontvangen de meeste bedrijven hun facturen nog steeds als PDF via e-mail; 53% van de grootbedrijven geeft aan vaak of zelfs altijd hun facturen op deze manier te ontvangen”, aldus een onderzoek van DirectResearch gepubliceerd op CFO.nl. Dit toont aan dat niet alleen het mkb, maar het gehele Nederlandse bedrijfsleven een inhaalslag moet maken.

De situatie in Nederland wordt gekenmerkt door:

Een relatief klein btw-gat, waardoor de urgentie voor snelle implementatie lager lijkt
Technische uitdagingen voor de Belastingdienst die aanzienlijke IT-aanpassingen moet doorvoeren
Het wachten op Europese afstemming voor uniforme documentuitwisseling

De Weg Vooruit: Van Crisis naar Kans

Het Lucy-onderzoek toont aan dat Nederland op een kritiek punt staat. Met slechts 22% van de mkb’ers die bekend is met Peppol en een overweldigende meerderheid die vasthoudt aan verouderde facturatiemethoden, is de uitdaging enorm. Tegelijkertijd biedt de transitie kansen voor efficiëntie, kostenbesparing en digitale innovatie.

De vergelijking met de euro-invoering is treffend: “De hele eurozone implementeerde de euro in slechts 3 jaar tussen het vaststellen van de wisselkoersen en de effectieve implementatie”, merkt Lucy op in hun analyse. Voor e-facturatie heeft Nederland ongeveer dezelfde tijd, maar de bewustwording moet nu beginnen.

Conclusie: Tijd voor Actie

Het baanbrekende onderzoek van Lucy legt de vinger op de zere plek: het Nederlandse mkb is niet klaar voor de e-facturatierevolutie. Met 72% van de ondernemers onwetend over de aankomende verplichtingen en 78% onbekend met Peppol, is grootschalige voorlichting en ondersteuning cruciaal.

De boodschap is helder: wacht niet tot 2030. Met buurlanden die al in 2025 en 2026 overstappen en een groeiend aantal internationale handelspartners op Peppol, kunnen Nederlandse ondernemers zich geen afwachtende houding meer permitteren. Lucy’s onderzoek dient als wake-up call voor het gehele Nederlandse bedrijfsleven – de digitale facturatierevolutie is niet langer een verre toekomst, maar een acute realiteit die vandaag aandacht vereist.

Voor ondernemers, accountants en beleidsmakers is de tijd rijp om gezamenlijk deze uitdaging aan te gaan. Want zoals het Lucy-onderzoek overtuigend aantoont: de vraag is niet óf, maar hoe snel Nederland de achterstand kan inhalen.

Bronnen

Lucy (2024). Het grote e-invoicing onderzoek: een eerste ondernemerspeiling in Nederland. Q4 2024.
CFO.nl (2025). E-facturatie wordt uiterlijk 2028 de nieuwe norm in Europa, maar Nederland loopt achter. 6 mei 2025.
CFO.nl (2025). Verplicht e-factureren komt dichterbij: hoe bereidt u zich voor? 6 mei 2025.
DirectResearch (2024). Trendonderzoek elektronische facturatie Nederlandse grootbedrijven. Via CFO.nl.
Lucy (2024). Peppol in Nederland: Waar staan we? Analyse Peppol-adoptie Nederland.
Nederlandse Peppolautoriteit (2025). Welke landspecifieke e-facturatie-verplichtingen gelden er? Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
SBB (2025). Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht! 20 februari 2025.
Wolters Kluwer (2024). Elektronisch factureren: stand van zaken in 5 vragen en antwoorden. 20 december 2024.
ECI Software Solutions (2025). Elektronische facturatie verplicht vanaf 2026 – Bereid je nu voor! 7 april 2025.
VLAIO (2025). Verplichte e-facturatie voor bedrijven vanaf 2026: opleiding en softwarepakketten.

3 september 2025/door Justin De Jager